SEVEN-ERP Contratos

SEVE-ERP, el único ERP con BPM nativo del mercado para medianas y grandes empresas, permite la administración de cualquier proceso de contratación: licitaciones, invitaciones directas, entre otros.

Permite la selección de proveedores, el manejo de garantías y pólizas, flujo de pagos, adiciones contractuales, actas y tipos de liquidación contractual.

El módulo de contratos se integra con Work Flow y el manejo de documentos; integrando el módulo a través de documentos.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

• Etapa Pre-Contractual

Esta etapa permite crear, modificar, consultar o imprimir:

  • La clasificación de actividades de los proponentes.
  • La clasificación de grupos de proponentes por especialidades.
  • Término de liquidación de contratos por defecto.
  • Clasificación de especialidades de una actividad de proponentes.
  • Clasificación de grupos de las especialidades de proponentes.
  • Información básica de proponentes, administrando la siguiente información: Código del proponente, Nombre del proponente, Fecha de creación, Localización, Documentos legales, Información financiera, Actividades, Especialidades y Grupos.
  • La lista de formas de contratación (convocatoria, licitación, invitación directa etc).
  • Los procesos de selección y contratación, asignación presupuestal para el proceso de selección (No del CDP, Valor vigencia, rubro que va a ser asignado), fecha de apertura y fecha de cierre del proceso de selección.
  • Las propuestas entregadas por los proveedores.
  • Permite administrar los documentos en un servidor central, de tal forma que toda la documentación exigida a los proponentes estarán disponibles para las personas que tengan autorización de consultarlos en un lugar común.
  • Control de publicaciones de los diferentes procesos de selección en los diarios.
  • Almacena la información general de los proponentes tal como: documento de identidad, localización, actividades, especialidades y grupos, dirección, teléfono, cámara de comercio, registro mercantil, información financiera (activos, pasivos, capital, K de contratación).
  • Permite almacenar la información suministrada por los proponentes de cada una de las propuestas que participan en un proceso de selección determinado


• Etapa Contractual

Una vez seleccionado el proponente o los proponentes con los cuales se va a trabajar, se da inicio a la etapa contractual, en la cual se hace una administración documental y de control de ejecución presupuestal de todos y cada uno de los contratos celebrados con los diferentes contratistas.

Permite crear, modificar, consultar o imprimir:

  • Los diferentes tipos de contratos controlando la información sobre el valor, tipo de contrato, porcentajes de avance, plazos, valor, tiempos de ejecución, garantías, pólizas, tipos de amparo, tipos de liquidación etc.
  • Por cada uno de los tipos de contratos celebrados se pueden definir diferentes etapas de ejecución de los contratos, a las cuales se les podrá asignar diferentes documentos que se involucren dentro del proceso, de tal forma que se almacenen en un servidor central para poder ser consultados por todas y cada una de las personas que tengan autorización, sin necesidad de dirigirse al documento físico. Por cada tipo de contrato será posible definir un formato, de acuerdo a los parámetros suministrados al programa, es decir, que los tipos de contratos, una vez se ingrese la información necesaria controlará el formato a utilizar en el momento de la impresión del contrato.
  • Manejo de proyectos especiales para la ejecución de contratos.
  • Permite crear, consultar e imprimir contratos. Asigna número de contrato, proceso de selección sobre el cual se trabajó, para la adjudicación del contrato, objeto del contrato, liquidación de IVA, y control de pago de impuesto de timbre de acuerdo al valor del contrato.
  • Control del estado del contrato (activo, inactivo, suspendido).
  • Asignación de la reserva presupuestal para la ejecución del contrato, fecha de la reserva presupuestal, valor, rubro y número de la reserva.
  • Plazo de ejecución (días, semanas, meses o años).
  • Interventor del contrato y coordinador del contrato.
  • Valor ejecutado del contrato
  • Adiciones y/o modificaciones a los contratos (otro si, valor del contrato, entre otros).
  • Cláusulas de un contrato, los cuales se adicionarán a los contratos, estos a su vez se podrán consultar, modificar o imprimir en el contrato.
  • Permite crear, modificar, consultar o imprimir sanciones de un contrato.
  • Forma de pago de un contrato.
  • Los registros de control de ejecución y pagos de un contrato.
  • Consultas de contratos, en donde se podrá ver la información básica del contrato como: número del contrato, objeto del contrato, proceso de selección, tipo de contratación, valor inicial del contrato, fecha de perfección, fecha inicial de ejecución, fecha final de ejecución y plazo de ejecución. Adicionalmente se podrá consultar los CDP asignados a el contrato que se este consultando, al momento de generar la orden de servicio o de compra genera un compromiso, el cual podrá ser consultado por contrato; a su vez se podrán visualizar todos las obligaciones generadas por la causación de las facturas de los proveedores, y una vez se comiencen a generar los pagos, se podrá consultar por contrato los pagos realizados a éste. La consulta de contratos permite controlar todo el proceso presupuestal desde la generación del contrato hasta el pago total del mismo.

 

INFORMES Y CONSULTAS

El Módulo de Contratos se entrega con una serie de reportes que permiten manejar la información de la base de datos, adicionalmente se entrega el generador de reportes con el cual, el usuario final puede construir los reportes que requiera para suplir sus necesidades de información.

  • Informe de gestión de Contratos: Reporta la lista y resultados de los indicadores de gestión correspondientes a la unidad
  • Contratos propios del objeto de la entidad Generar una relación de los contratos suscritos por la empresa en un periodo dado y que correspondan al desarrollo del objeto de la entidad
  • Contratos 50% menor cuantía Reportar los contratos perfeccionados durante un periodo, cuyo valor supere el 50% de la menor cuantía Relaciona los contratos cuya fecha de perfeccionamiento se encuentre entre los parámetros fecha inicial y final.
  • Licitaciones y/o concursos
  • Contratos ejecutados, multados y sancionados
  • Información correspondiente a contratos ejecutados, multados y sancionados durante el semestre que se este terminando
  • Contratos liquidados
  • Contratos iniciados
  • Contratos perfeccionados
  • Certificaciones módulo de contratos Expide las certificaciones solicitadas por el contratista
  • Reporte para la personería

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