Conozca las ventajas de automatizar la gestión de tiempos y turnos en una organización

Automatizar tiempos y turnos en una organización, sobre todo, en las de gran tamaño permite tener un mejor control de las actividades de los colaborares y la productividad. 

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En el caso de empresas que cuentan con pocos empleados, hacerlo de forma manual con Excel, sistema de agenda o calendario puede parecer viable, pero no es recomendable. Pero si se trata de una gran empresa (ejemplo: de más de 300 colaboradores), automatizar este proceso mediante un software que permita o cuente con un módulo para la gestión de turnos resulta imprescindible como respuesta a las altas exigencias para la gestión del capital humano en este tipo de compañías. 

¿Qué significa la gestión de turnos de trabajo?

En este sentido, empecemos por entender a qué nos referimos cuando hablamos de la automatizar tiempos y turnos. La gestión de tiempos y turnos ayuda a una empresa a fortalecer el rendimiento productivo y hacer un seguimiento de todos los turnos y capacidad de sus colaboradores. No sólo se trata de horarios, o de marcar ausentismos, es una gestión que varía de acuerdo al core business de cada empresa y que debe aportar a la productividad de la misma. Es por esto que este proceso debe estar automatizado para que sea óptimo, especialmente en las empresas que cuentan con un gran número de colaboradores. Además, como la Gestión de Tiempos tiene una estrecha relación con el cálculo de la nómina, debe estar integrada con la liquidación completa de sueldos y salarios.

¿Cómo automatizar la gestión de turnos de trabajo?

La forma en que lo hacen las grandes compañías es mediante un sistema de gestión de tiempos y turnos. Este sistema permite llevar un control absoluto y en tiempo real acerca de la disponibilidad de las personas, cambios de última hora, peticiones de cambio, vacaciones, permisos, licencias entre otras situaciones que se deben enfrentar en un área de talento humano, lo que evita varios dolores de cabeza e inconvenientes dentro de la empresa.

Con un sistema de gestión de turnos de trabajo se maneja de manera óptima y eficiente al personal debido a que se tienen todos los datos relacionados con los horarios y las jornadas de los empleados en una misma base de datos, que se actualiza con cada consulta o modificación, y está accesible tanto para responsables del área de recursos humanos como para los propios trabajadores. 

Cuando se cuenta con un sistema de gestión para automatizar tiempos y turnos los encargados de gestión humana pueden administrar los horarios y la rotación de los empleados de una forma integrada, eficaz y teniendo en cuenta de forma automática todos los turnos y disponibilidades. Además, tienen la posibilidad de registrar la actividad de cada empleado lo que implica grandes ventajas para las organizaciones, especialmente las de gran tamaño en las que el manejo de los turnos de trabajo es más complejo.

Definición de turnos de trabajo de manera ilimitada

Un sistema de turnos de trabajo debe ser idóneo para empresas que tiene rotaciones permanentemente como es el caso de las compañías de seguridad y vigilancia, hospitales por ejemplo en las cuales los turnos de trabajo se definen dependiendo de la operación. 

En ese contexto, es esencial que mediante este tipo de herramientas tecnológicas se pueda controlar y programar los turnos de trabajo, estos deben ser ilimitados, en diversos horarios, días y en general en todo lo que se pueda presentar referente a este tema.

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Un caso muy particular es de las empresas petroleras en el que los horarios son diversos y que tienen un manejo especial. Sin una herramienta de este tipo, controlar el cumplimiento, el manejo, honorarios entre otros aspectos sería muy complejo. 

Incluir Sistemas de pago

Además de los pagos comunes, existen empresas en las que hay incentivos, pagos extra y demás compensaciones por el cumplimiento de horarios. Otras tienen formas distintas de pagar sus obligaciones con su equipo de trabajo, las cuales se miden mediante el turno de trabajo cumplido.

Un sistema de turnos de trabajo debe permitir estas formas de pago y debe incluir recargos nocturnos, pagos especiales por trabajo en día festivo entre otros.

Manejo de grupos de trabajo

Cuando se habla de equipos de trabajo hay una infinidad de posibilidades de turnos, es decir, el equipo puede organizarse de muchas maneras para el cumplimiento de sus funciones.

Un caso muy común es que existen equipos que cumplen su turno, por ejemplo, desde las 8:00 am y termina a las 5:00. Posteriormente llega un relevo que tendrá un horario de 6:00 pm a 6:00 am. 

Esto quiere decir que existen dos equipos de trabajo los cuales tienen unos horarios definidos, pero que pueden ser susceptibles a cambios si se presentan novedades.

Un sistema de turnos de trabajo permite que se creen grupos de trabajo con horarios distintos y que se controle de manera fácil y eficiente el cumplimiento de los turnos laborales, el manejo de novedades entre otros aspectos de manera automática o manual dependiendo de la necesidad del coordinador de los turnos de trabajo.

Integración con biométricos

Las empresas que optan por el uso de biométricos requieren que su sistema para el manejo de turnos, almacene información vital como hora de llegada, salida y demás datos relevantes para garantizar el cumplimiento de los horarios de los equipos de trabajo.

Sin embargo, la pandemia generada por el Covid-19 causó que el uso de estos dispositivos fueran inapropiados debido a que podrían convertirse en un elemento contagioso.

En casos como este, un software de talento humano que cuente con un módulo de turnos permite optar por otra clase de opciones como el reconocimiento de iris o lectores de rostro. Esto no es una idea salida de una película de ficción, es algo totalmente real y funcional que evita el contacto y mantiene de manera eficiente el control en el manejo de los turnos en las empresas. 

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de turnos para crear cuadrante de horarios

  1. Potenciar el rendimiento de los trabajadores y mejorar la competitividad del negocio. Unos empleados satisfechos con sus rotaciones, equilibrados en cuanto a carga horaria, donde se tienen en cuenta sus peticiones y pueden consultar los cambios, mejorarán mucho su rendimiento y su relación con la empresa, que repercutirá en mayores beneficios.
  2. .Automatizar la mayoría de los procesos relacionados con el control de turnos y de la actividad del personal, simplifica el trabajo de las áreas de Talento Humano.
  3. Optimizar la gestión de los recursos humanos de su empresa de manera sencilla, desarrollando una planificación de turnos mucho más ajustada, anticipándose los inconvenientes que se puedan presentar sin afectar la normalidad y el trabajo del equipo. 
  4. Obtener información acerca de las horas trabajadas de manera individual, las horas extra laboradas y vincularlos con las nóminas.

    ¿Por qué es tan necesario un buen sistema de gestión de turnos?

La automatización no es algo tan sencillo como  escoger un turno y aplicarlo en un proceso. Una mala gestión de estos turnos puede conllevar una progresiva baja de rendimiento y productividad y lo más grave, colaboradores poco motivados y estresados. 

El objetivo principal de un sistema de gestión de turnos es buscar la máxima eficiencia aprovechando los recursos. Con el sistema de gestión de turnos adecuado, se asegura ofrecer las mejores condiciones de trabajo y el mayor músculo productivo para una empresa. 

Con el software de nómina y talento humano, KACTUS-HCM de Digital Ware su organización contará con estas y otras ventajas que le permitirán manejar de manera automática y programada el manejo de los turnos de su equipo de trabajo, facilitando todos los procesos internos de su empresa.

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