Cinco preguntas sobre Nómina Electrónica contestadas por expertos

El Proyecto de Nómina de Electrónica, que será emitido por la DIAN, está generando interrogantes. KACTUS-HCM de Digital Ware está preparado para este lineamiento.

Colombia sigue avanzando en reglamentación y transformación digital, aspectos que han reducido trámites y mejorado el control tributario en el país, como fue el caso de la factura electrónica, a la que ahora la DIAN estaría sumando  un nuevo Proyecto de Resolución cuyo objetivo es impulsar la nómina electrónica. 

Luego de que la DIAN anunciara el Proyecto de Resolución de Nómina Electrónica, entre los empresarios  se han generado diversos interrogantes, los cuales han llevado a que existan algunas dudas y confusiones. Es por eso que Digital Ware en sinergia con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales  (DIAN), mediante este artículo  busca explicar, los temas más relevantes al respecto. 

1. ¿Qué es la Nómina Electrónica y a quiénes aplica? 

De acuerdo a lo establecido en el Proyecto de Resolución de la Dian, el soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

Lisandro Junco Riveira, Director de Ingresos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en entrevista con Digital Ware explicó en detalle el objetivo de implementar la Nómina Electrónica y afirmó que “el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria. Durante 2021, la DIAN expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”.

2. ¿Cómo funcionaría la Nómina Electrónica?

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, explicó que al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales según el mencionado Proyecto de resolución, van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la DIAN, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado. 

A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirían una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día. 

3. ¿Cuándo entraría en vigencia la Nómina Electrónica?

Con la publicación de esta Resolución, la DIAN estableció un calendario de fechas tentativas, que durante el trámite del Proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas hagan uso de la Nómina Electrónica. Es necesario tener presente que entre más grande sea el número de empleados de una empresa, más pronto tendrá que cumplir con el requisito de Nómina Electrónica. Las fechas están divididas en cuatro grupos. 

Grupo Sector Privado	Fecha Inicio Habilitación en el sistema informático Electrónico Nómina Electrónica (DD/MM/AAAA)	Fecha Máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento	Intervalo en relación con el número de Empleados
			Desde	Hasta
1	31/03/2021	30/04/2021	Más de 251
2		31/05/2021	11	250
3		30/06/2021	4	10
4		31/07/2021	Hasta 3

Las empresas que no atienden a número de empleados lo harán de la siguiente manera

Grupo Sector Público	Fecha Inicio Habilitación en el sistema informático Electrónico Nómina Electrónica (DD/MM/AAAA)	Fecha Máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica y de las notas de ajuste del documento	Intervalo en relación con el número de Empleados
			Desde	Hasta
1	31/03/2021	30/06/2021	Las entidades del Estado del orden nacional y territorial.

4. ¿Qué se debe tener en cuenta en el momento de implementar la Nómina Electrónica en su empresa?

El director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, agregó que la implementación de este Proyecto de Ley es un oportunidad de mostrar que las empresas nacionales creadoras de  software y tecnología, tienen una ventaja por su capacidad de responder rápidamente ante las normativas del  Gobierno como es el caso de la Nómina Electrónica. Razón por la que desde Digital Ware ya se están adelantando los requisitos para incorporar los cambios al producto e integración con los operadores certificados de Nómina Electrónica.

La integración de esta nueva funcionalidad será un reto no solo para las compañías que deberán reportar a la DIAN, sino también para quienes prestan sus servicios con tecnología, uno de ellos será el tema de seguridad en la transmisión de los datos, en el cual  Digital Ware ha preparado su aplicación KACTUS HCM.

“Vale recalcar que dentro del portafolio de clientes de Digital Ware, se encuentra la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo que hace que no solo haya una fácil integración y entendimiento de las políticas dictaminadas por el ente, sino que cuenta con la experiencia y conocimiento para facilitar los procesos a las empresas que requieran integrar este nuevo módulo al que hemos llamado Módulo Gestor de Nómina Electrónica”, agregó Neira.

5. ¿Cómo beneficiará la Nómina Electrónica a las empresas en Colombia?

“Estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”, afirma el Director de la Vertical HCM.

Además, Digital Ware brinda ventajas importantes para las empresas que requieran Nómina Electrónica. Entre las más relevantes está que KACTUS-HCM es un software que ha sido pensado acorde a la normatividad colombiana desde sus inicios, lo que permite que las compañías que lo integren no deban incurrir en gastos adicionales, complicaciones de integración ni adaptación a los lineamientos de la DIAN.

No dude en contactarnos para recibir más información sobre cómo prepararse,  una vez sea publicada la Resolución de Nómina Electrónica. Con KACTUS-HCM solución tecnológica de Digital Ware, podrá hacerlo  de forma simple y segura.