Con un SGDEA, evite que el Home Office sea la razón para extraviar los documentos de su organización

La International Data Corporation (IDC) estima que los empleados pasan el 20% del día buscando información en documentos impresos, y que el 50% de los casos no pueden encontrar lo que necesitan. La tendencia del "cero papel" aún no está al 100%, todavía falta  para llegar a ese nivel, mientras tanto las compañías siguen combinando los documentos electrónicos y físicos, desconociendo que existen Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos Archivísticos (SGDEA), con los que pueden hacer esta tarea 100% digital, que con la llegada de la Pandemia y la nueva normalidad que se está dibujando, empiezan a adquirir aún mayor relevancia por la necesidad de digitalizar formularios, documentos y registros para crear un lugar de trabajo mucho más productivo y con acceso remoto para las labores de los colaboradores que hoy, en un gran mayoría, está en modalidades Home Office / Teletrabajo.

Y entonces ¿Qué es un SGDEA y cuáles son las ventajas para una organización? Jonier Rojas, Director de Transformación Digital de Digital Ware, explica: “Cuando hablamos de un Sistema Electrónico of Gestión de Documentos (SGDEA), hacemos referencia a una solución tecnológica digital que hemos desarrollado bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio en nuestra plataforma Low-Code OPHELIA-SUITE,  con la que buscamos acompañar a las organizaciones en su proceso de gestión documental orientada a una aceleración digital inmediata, especialmente durante estos tiempos de pandemia donde el almacenamiento, gestión y tacto documental se hace más complejo. Asimismo, nuestra plataforma permite estar en constante actualización, garantizando a las organizaciones una mayor eficiencia operativa, preservación, seguridad y disponibilidad de la gestión documental, procesos amigables con el medio ambiente y reducir costos de la operación con una solución baja en codificación (low-code), pero mucho más rápida para adecuarla a las necesidades documentales del negocio”.

Beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos

• Gestión, consulta y cargue de información segura, confiable
• Evitar pérdida de la documentación e información de la compañía
• Aceleración digital y de búsquedas de datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información.
• Amigable con el medio ambiente (Disminución del uso de papel).
• Preservación de documentos, seguridad y disponibilidad en la adopción de estándares de la gestión documental.
• Conformación y custodia de un archivo electrónico en diferentes etapas y constitución de una gestión documental
• Creación de nuevos procesos por parte de los mismos colaboradores de la organización.
• Creación de flujos de trabajo, tareas, auditoría, trámite de los documentos, asociación de documentos, alertas.

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