ERP para las Instituciones de Educación Superior: herramienta esencial para que su entidad no se “raje” y siempre saque 10

El ERP para las Instituciones de Educación Superior (IES) constituye una base fundamental para facilitar y mejorar los servicios que en estos establecimientos se imparten. Estas aplicaciones, hoy en día, son un aliado de las entidades educativas porque por medio de ellas es que es posible facilitar los procesos de las personas que allí laboran y que se benefician de las opciones que brindan, es decir, profesores, personal administrativos y estudiantes.

En la mayoría de IES  la "facultad" constituye la base de la organización institucional y es el núcleo de la actividad académica de docencia, investigación y proyección social, es por esta razón que cuando no se tiene un ERP para las Instituciones de Educación Superior que permita definir claramente la estructura organizacional académica, articular los programas y procesos  a partir de él, se generan inconvenientes al interior de las Instituciones, puesto que no es posible controlar los recursos financieros y, mucho menos, definir la estructura de aprobaciones de forma jerárquica y controlada. Procesos como el abastecimiento se convierten en un dolor de cabeza cuando no se logra individualizar para cada facultad los flujos de aprobación y revisión.

Por otro lado, en algunas IES se presentan tareas repetitivas que dificultan la optimización del tiempo que debería ser usado, justamente, en la mejora de estos y no en el trabajo operativo. Por lo general esto sucede cuando no se cuenta con un ERP para las Instituciones de Educación Superior que se centren en la disminución, simplificación y optimización de los procesos.

Además, muchos de los documentos que se gestionan de principio a fin en los procesos transversales financieros y administrativos de las IES no quedan vinculados a la gestión desde el ingreso mismo de la información, lo que hace aún más necesario tener un ERP para las Instituciones de Educación Superior.

Un problema de serias consecuencias cuando no existe un ERP para las Instituciones de Educación Superior o que no cumple las expectativas del personal que lo utiliza es la falta de control en los procesos financieros y administrativos como por ejemplo en el proceso de abastecimiento en el cual se pierde la trazabilidad de la adquisición de un bien o servicio y se presentan demoras que se traducen en pérdidas de dinero si consideramos el abastecimiento de insumos necesarios para la operación.

También existe un problema común de integración y que se presenta a menudo, pero sobre todo que afecta seriamente a las IES y es el de no contar con la capacidad o habilidad en las aplicaciones financieras y administrativas de intercambiar información con las soluciones académicas y mantener un histórico de los datos de principio a fin permitiendo gestionar el ciclo de vida del estudiante.

Además de todos estos aspectos, tener un ERP para las Instituciones de Educación Superior sirve para acabar con la falta de garantías en el cumplimiento de normas y leyes vigentes que rigen a las IES y que deben estar vinculadas a sus procesos financieros y administrativos, de esa forma se evita que haya posibles sanciones legales y financieras. También permite el análisis del comportamiento real de las instituciones por unidad de negocio o centro de costo.

Si usted se ha visto familiarizado con algunos de estos inconvenientes, recuerde que con SEVEN-ERP su institución de educación superior, no solo los solucionará, sino que tendrá múltiples beneficios como facilidades en la integración con otras aplicaciones, funcionalidad y facilidad de uso con sus equipos, capacitación para su recurso humano y una mesa de servicio permanente que le apoyará y resolverá todas sus dudas.

Es hora de conocer más sobre SEVEN-ERP y todos los beneficios que Digital Ware tiene para institución de educación superior.