Información Exógena: cómo presentarla en medios magnéticos sin caer en sanciones

La información exógena es una serie de datos que las personas jurídicas y naturales deben presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con el objetivo de dar a conocer las transacciones que se tienen con terceros. 

Actualmente, la DIAN exige que la información exógena se entregue en un formato denominado .XML lo que se conoce como medios magnéticos. 

La información exógena en medios magnéticos permite a la DIAN hacer seguimiento a los ingresos de las personas naturales de forma más precisa, verificar si es necesario hacer devoluciones de dinero a los contribuyentes y hacer un control detallado de la información entregada, es decir, verificar que esta es fidedigna y que carece de errores. 

Normalmente, las grandes empresas tienen aplicaciones de software que almacenan o procesan la información exógena, pero no siempre está disponible en medios magnéticos o en formato .XML por lo que se requiere cambiarla y adaptarla. 

Para este proceso existen algunas aplicaciones, pero no siempre brindan la seguridad e integridad de la información exógena al momento de hacer el cambio a formato .XML, lo que pone en riesgo a la organización de presentar un informe errado o con inconvenientes lo que puede traducirse en penalizaciones por parte de la DIAN. 

Además, la conversión al formato .XML con una aplicación elegida de forma aleatoria o que no esté adaptada a su compañía puede convertirse en un proceso lento, complejo y de graves consecuencias si no se desarrolla de la manera correcta. 

¿Qué pasa si se presenta mal la información exógena en medios magnéticos?

El desconocimiento o la incorrecta presentación de la información exógena en medios magnéticos tiene serias consecuencias en materia pecuniaria. 

Según el Estatuto Tributario en el artículo 651, las sanciones serán:

• 5 % de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
• 4 % de las sumas respecto de las cuales se suministró información errónea.
• 3 % de las sumas sobre las cuales se suministró información de forma extemporánea.
• 0,5 % de los ingresos netos, si no es posible establecer la tasa o la información no tuviese cuantía. Si no existen ingresos, será sobre el 0,5 % del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.

¿Cómo evitar “pecar” por omisión? 

Es imprescindible para las compañías colombianas hacer el alistamiento    correcto y minucioso de la información exógena. De acuerdo a las líneas anteriores, se deduce que esta es una tarea que conlleva tiempo y dedicación para garantizar la veracidad de la información a presentar, la cual se convierte en un insumo elemental   para que las entidades tributarias puedan ejercer el control adecuado, evitando cuantiosas sanciones por incumplimiento en la presentación de la misma.

Digital Ware, compañía de tecnología de alto reconocimiento por atender a las empresas más grandes del país, dentro de sus herramientas tecnológicas cuenta con el sistema de información SEVEN-ERP el cual permite la presentación de la información exógena en medios magnéticos de forma segura y sin procesos adicionales, lo que ahorra tiempo, dinero, pero, sobre todo, garantiza que se están presentado informes de manera correcta ante la DIAN, evitando sanciones e inconvenientes. 

SEVEN-ERP es un aliado de las grandes empresas a la hora de presentar la información exógena en medios magnéticos. Nuestra solución permite el mejoramiento continuo cuando se presentan los informes a los entes de control, adoptando la normativa exigida en tiempos oportunos. 

El desarrollo tecnológico de esta funcionalidad de Digital Ware ha generado múltiples beneficios para lograr optimizar procesos siendo más rápidos y eficientes.

Además, la herramienta está diseñada para disminuir la manualidad y  aumentar la automatización, lo que evita el gasto de tiempo y recurso humano en tareas repetitivas. 

¿Cuáles son las bondades de SEVEN-ERP para la presentación de la información exógena en medios magnéticos?

•         Dar cumplimiento al proceso de información exógena exigido por la DIAN según contenido y características técnicas emitidas en las diferentes resoluciones.
•         Profundizar en Generalidades, parametrización, proceso y validaciones de medios magnéticos dando uso a los diferentes componentes que ofrece el Erp para este fin.
•         Parametrizar cada formato, el cual está compuesto por CONCEPTOS definidos en la resolución publicada por la DIAN. La normatividad define a cada empresa cuáles son los formatos que debe presentar.
•         Llevar los registros en el ERP por concepto de cada una las transacciones que desarrolla la compañía durante el ciclo contable.
•         SEVEN-ERP permite declarar la contabilidad por cada tercero que intervino en el proceso.
•         Presente información en materia tributaria oportuna generada desde SEVEN-ERP y acceda al servicio del prevalidador que ofrece la DIAN.
•         La base para la generación de medios magnéticos son los movimientos contables de la Entidad (saldo de la cuenta contable por Tercero), de tal forma, que la información que se genera es extraída del módulo contable alimentado por los procesos de las compañías.

•         Generar desde SEVEN-ERP medios magnéticos en formato XML.

•         Obtenga Transparencia en la data almacenada y extraída para generación de la información de manera confiable y eficaz.

Su empresa puede tener este y una serie de beneficios implementando SEVEN-ERP. Si requiere más información no dude en consultar con nuestro departamento de ventas. 

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