La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de información

Actualmente para las empresas se hace vital contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), que les permita mantener controlados, organizados y en una misma plataforma, todos los documentos relevantes de la compañía para su consulta, cargue de nueva información y administración de los procesos plasmados en dichos archivos.

A través de nuestra solución SGDEA de OPHELIA-SUITE, las organizaciones obtienen un completo sistema optimizado para la gestión de sus documentos de manera ágil, práctica y 100% en línea, ideal para esta coyuntura actual donde el Home Office / Teletrabajo se convirtió en la manera más segura de desempeño laboral que adoptaron las empresas.

En nuestro modelo de SGDEA, usted obtiene:

Producción:

Radicación y/o creación de documentos, recepción por diferentes canales, digitalización, impresión de rótulos, distribución interna y externa, alertas por correo electrónico.

Gestión y trámite:

Flujos de trabajo, tareas, auditoría, trámite de los documentos, asociación de documentos, alertas, flujos de aprobación, envío de comunicaciones vía email.

Organización:

Parametrización de cuadros de clasificación, expedientes físicos/electrónicos/híbridos, índice electrónico, FUID, archivamiento electrónico, proceso de préstamos y consultas.

Transferencia:

Tablas de retención documental (series, subseries, tipologías, tiempos de retención, disposición final), calendarios de transferencias, alertas, transferencias primarias y secundarias.

Disposición de documentos:

Automatización CCD/TRD y expedientes electrónicos para efectuar el procedimiento y disposición final al terminar el tiempo de retención.

Transversales:

Búsqueda y consulta documental, preservación a largo plazo (parametrización de políticas estrategias y actividades, definición de formatos electrónicos), seguridad del sistema y esquema documental de metadatos.

¿Conoce cuáles son los beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos?

• Aceleración digital y de búsquedas de datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información.
• Amigable con el medio ambiente (Disminución del uso de papel).
• Preservación de documentos, seguridad y disponibilidad en la adopción de estándares de la gestión documental.
• Conformación y custodia de un archivo electrónico en diferentes etapas y constitución de una gestión documental
• Creación de nuevos procesos bajo una plataforma de Low-Code por parte de los mismos colaboradores de la organización.
• Mantenimiento y desarrollo de aplicaciones complejas con baja codificación, por parte del área de TI, con el fin de optimizar la solución.

Contáctenos para que conozca cómo puede gestionar los documentos electrónicos de archivo en su organización, permitiéndole obtener en una misma plataforma control, administración, producción, consulta y demás beneficios para optimizar este proceso, disminuyendo tiempo y costos.