Durante años las organizaciones han sumado esfuerzos tecnológicos para automatizar y mitigar los errores en la gestión documental. Esto con el objetivo de brindarles a los colaboradores y usuarios acceso a la información para poder procesarla y tramitarla. La implementación de dichos esfuerzos había sido lenta, sin embargo, la ejecución de herramientas tecnológicas potenció exponencialmente los trámites virtuales fortaleciendo la transparencia, diligencia y trazabilidad que se brinda a las personas.

Quizás usted piense que una pila de estantes colmada de libros documentales sea lo más eficiente para su organización, sin embargo, debe tener en cuenta que acumular papeles por años requiere un gran número de estantes y por ende más espacio. Por otro lado, el material con el que están hechas las hojas de papel es delicado y una mala manipulación puede ocasionar la destrucción y pérdida del mismo lo que daría cómo resultado un problema legal y pérdida de información valiosa.

También es importante resaltar todo el proceso que se debe hacer para realizar una actividad tan simple como gestionar o validar alguna información, dicho proceso conlleva un flujo de trabajo exorbitante lo que se traduce en una gran pérdida de tiempo para la gestión de una empresa; imagínese buscando un documento en una montaña de carpetas, podría tardar horas o quizás días, sin embargo, todo ese proceso y desgaste de tiempo no le aseguraría encontrar el documento requerido.

También debe reconsiderar el impacto ambiental que está generando al utilizar papel y carpetas de cartón, tenga en cuenta que en el mundo anualmente se talan  más de 15 millones de árboles para producir las hojas de papel que reposan en su escritorio y estantes. Por esa razón, las organizaciones han hecho un pare en el  camino con el propósito de evaluar los beneficios que  les puede dar un sistema de gestión de documentos electrónico.

Las grandes organizaciones no sólo se están volcando a la era digital con el objetivo de ahorrar espacio, evitar problemas legales y contribuir al medio ambiente, sino que también están utilizando software especializados en la gestión documental como una herramienta estratégica para gestionar documentos y contenido digital, de ese modo logran  mitigar cualquier problema relacionado con la mala gestión de archivos.

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 Además  hay algo claro en las grandes industrias y es que las empresas que no utilizan tecnología para agilizar los procesos documentales y de gestión de archivos están condenadas al fracaso, esto debido a la cantidad de información que hoy manejan las empresas. Ahora bien, migrar al universo tecnológico no es fácil, por ello a la hora de llevar su organización al siguiente nivel es trascendental que lo haga de forma segura y de la mano de profesionales especializados en el área tecnológica. Diferentes empresas implementan software de gestión documental SGDEA  para fortalecer  los procesos administrativos  y hacerlos más seguros y eficiente para su empresa.

Herramientas cómo OPHELIA -SGDEA no solo le darán una ventaja competitiva a su empresa, también le ayudarán a cumplir con otras funciones cómo radicación y creación de documentos, flujos de trabajo, auditorias, parametrización de cuadros de clasificación. Además los procesos de búsqueda y consulta documental, y automatización CCD/TRD y Tablas de retención documental podrán realizarse de forma óptima y sin margen de  error.

A continuación, le daremos diez recomendaciones para llevar su empresa al siguiente nivel con un software especializado en gestión documental :

1.   Reconocer el valor de un archivo digital: Alrededor del 40% del tiempo de un trabajador se destina a trabajar los archivos no esenciales, el 20% del tiempo lo dedica a la búsqueda de información y el resto del tiempo a las actividades que generan valor (de acuerdo a estudio de PricewaterhouseCoopers (PwC) y La International Data Corporation (IDC)), gestionar de manera consciente y precisa los documentos es un factor clave para optimizar los procesos al interior de la organización.

    

2.  Afrontar el reto con un equipo multidisciplinario: Al interior de la organización se deberá conformar un grupo multidisciplinario que conozca de temas de gestión de archivo, legal, sistemas de información y administración, entre otras, esto facilitará el cambio organizacional al que se enfrentan.
3.  Detectar y priorizar las necesidades de la organización: Es diferente lo urgente de lo importante, por ende, es pertinente realizar un diagnóstico que permita identificar las necesidades en gestión documental, como se hace el intercambio documental y la forma en que se trabaja actualmente..
4.  Cumplir con las normas: Existen normas y leyes en las cuales se soporta los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo. Esto con el propósito de enmarcar de manera legal los cambios que se puedan estar generando. Se deben contar con herramientas tecnológicas que vayan alineadas con la normativa colombiana.
5.  Evaluar la tecnología actual: Generalmente las empresas ya cuentan con algunas herramientas tecnológicas, no las descarte a la hora de la implementación y permita robustecer el sistema de su empresa optimizando los recursos actuales..
6.  Estar abiertos al cambio: El cambio es lo único constante y lo demostró recientemente el desafío actual en donde el mundo atravesó por la crisis de salud más grande hasta el momento. La forma creciente en el uso de la tecnología dentro y fuera de las instituciones ha obligado no solo a estar abierto al cambio sino  a querer hacer parte de él..
7.  Fomentar procesos ágiles y efectivos: Esta acción tiene el propósito de alinear los objetivos del sistema con los objetivos estratégicos de la empresa, al mismo tiempo que se deben sincronizar los procesos, las personas e información.
8.  Optar por soluciones intuitivas para facilitar el cambio: Una solución tecnológica puede ser muy buena, pero si es poco intuitiva, esto dificultará su uso, por lo tanto, se recomienda el uso de herramientas intuitivas que facilitan su uso y los empleados puedan verle sus beneficios y simplifiquen los procesos de negocio.
9.  Empezar con las áreas que tengan mayor flujo de información: Empezar por algo pequeño pero significativo, un área que tenga el mayor flujo de documentos y que permita validar sus logros para después escalar de forma progresiva en las demás áreas, esto influirá de manera positiva, alentando a los pioneros por sus excelentes resultados. Así la organización se involucrará de forma realista y positiva.
10.  No lo haga solo busque un aliado: Para asegurar el éxito en la transición cuente con el apoyo de especialistas que le ayudarán a analizar sus necesidades, implementar y soportar la solución tecnológica y capacitar a través de una unidad de aprendizaje para los usuarios.
    
    

Recuerde seguir estas recomendaciones para implementar un software de gestión documental, de esa forma la migración  de su organización al mundo tecnológico será un completo éxito. Tenga en cuenta que Digital Ware cuenta con el software OPHELIA - SGDEA capaz de automatizar todos los procesos de gestión documental de su organización.

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