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¿Qué es el recobro de incapacidades?
El recobro de incapacidades es un proceso mediante el cual las empresas que han pagado a sus colaboradores durante un período de incapacidad laboral pueden solicitar el reembolso de esos pagos a las entidades aseguradoras responsables, como las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) o las Entidades Promotoras de Salud (EPS) en el caso de Colombia. Cuando un trabajador presenta una incapacidad laboral, el contrato de trabajo no se puede suspender, y el empleador tiene la obligación de seguir pagando su salario. El salario durante la incapacidad se sustituye por el auxilio económico del sistema de seguridad social al que el trabajador está afiliado, financiado por las contribuciones del trabajador y del empleador. Por lo tanto, las incapacidades del trabajador son pagadas directamente por el empleador cuando se liquida la nómina, quien luego debe gestionar el recobro de estos pagos.
Durante la incapacidad continúa existiendo un vínculo laboral, lo que implica que la persona a pesar de los días de incapacidad sigue acumulando días de vacaciones y tiene derecho a las prestaciones sociales como lo son las primas, cesantías e intereses de cesantías. Sin embargo, no requiere realizar el pago de auxilio de transporte, dotación y pagos extralegales que dependan de la ejecución de sus funciones.
Para los salarios integrales, se debe continuar reconociendo el 30% prestacional.
Recobro de incapacidades en Colombia
En Colombia, el recobro de incapacidades se realiza a través de los siguientes pasos:
1 – Identificación de la incapacidad:
Cuando un trabajador presenta una incapacidad laboral, se debe determinar si es de origen común o laboral. Las incapacidades de origen común son gestionadas por las EPS y las de origen laboral por las ARL.
2 – Pago de la incapacidad:
Los primeros dos días los debe pagar directamente la empresa, después del tercer día las paga la EPS y serán del 66.66% del salario hasta los 90 días de incapacidad; después de los 90 días serán del 50 % del salario; a partir de los 180 días las debe pagar el Fondo de Pensiones y entonces se entra a valorar la posibilidad de rehabilitación del trabajador o la procedencia de la pensión por invalidez. A continuación, le contamos más en detalle:
En las incapacidades de origen laboral
Las incapacidades laborales, por accidente o enfermedad de origen laboral, deben ser pagadas por la ARL a la que está afiliado el trabajador.
La ARL paga la incapacidad desde el día siguiente al suceso hasta que el trabajador se recupere o hasta que sea pensionado por invalidez, estas se pagan al 100% del salario.
En las incapacidades de origen común
Las incapacidades de origen común las debe pagar el empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración de la incapacidad:
- 0 a 2 días: empleador (100% del último salario laborado sobre 30 días)
- 3 a 90 días: EPS (66.66% del último salario laborado sobre 30 días)
- 91 a 180 días: EPS (50% del último salario laborado sobre 30 días)
- 181 a 540 días: Fondo de pensión. Es importante precisar que la incapacidad de los días 180 a 540 los paga el fondo de pensión siempre que la EPS haya remitido al fondo de pensión el concepto de rehabilitación, ya que, si no lo hace, la EPS debe pagar esas incapacidades.
Para los salarios integrales se reconoce el pago con el mismo esquema anterior, solo que se reconocerá sobre el 70% del salario contratado que corresponde a la parte salarial.
541 días en adelante: la EPS dentro de ciertos parámetros específicos:
- Cuando exista un documento formal de requerir rehabilitación expedido por el médico tratante, en el que conste que se requiera continuar en tratamiento médico.
- Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad, habiéndose seguido con todas las recomendaciones del médico tratante.
- Cuando por enfermedades derivadas se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente
3 – Solicitud de recobro de incapacidad:
El empleador puede solicitarlo a la EPS o ARL, según corresponda, presentando la documentación requerida, con certificados médicos, historia clínica del trabajador y comprobante de pago de incapacidades, siempre que la EPS lo emita, en caso de transcripción, la entidad revisará la situación y definirá si procede realizar el reconocimiento económico.
4 – Evaluación y aprobación:
Luego hay que surtir un proceso de evaluación y aprobación por parte de la EPS o ARL según sea el caso quienes revisaran la solicitud, si está completa y correcta, procederá a realizar el reembolso al empleador.
Importancia del recobro de incapacidades en las empresas
El proceso incorrecto o la falta de recobro de incapacidades puede resultar en pérdidas financieras significativas para las empresas en Colombia. Las cifras varían según el tamaño de la empresa, el número de empleados y la frecuencia de incapacidades, pero se estima que las empresas pueden perder grandes sumas de dinero por la ineficiencia en el proceso.
Costos por salarios no reembolsados:
Si una empresa no realiza adecuadamente el proceso de recobro de incapacidades, pierde la oportunidad de recuperar el dinero pagado en salarios durante los periodos de incapacidad. Por ejemplo, en una empresa con 100 empleados, si un empleado tiene una incapacidad de 30 días y el salario promedio es de $2,000,000 COP mensuales, el costo no reembolsado por una sola incapacidad podría ser de alrededor de $1,333,333 COP (66.67% del salario para días 3 a 90) fuente: (Elempleo.com).
Aumento en costos operativos:
La gestión manual y desorganizada del proceso de recobro puede aumentar los costos administrativos. Un estudio menciona que las empresas pueden incrementar sus costos operativos en un 10-15% debido a la falta de automatización y control en estos procesos.
Pérdidas indirectas:
Además de los costos directos, las empresas pueden enfrentar pérdidas indirectas como la reducción de la productividad y el aumento del tiempo dedicado por el personal a tareas administrativas en lugar de actividades productivas. Esto afecta la eficiencia general y puede llevar a mayores costos a largo plazo.
Principales motivos de contar con un proceso de recobro de incapacidad en su compañía efectivo y eficiente:
1 – Sostenibilidad financiera:
Reducción de costos laborales, el pago de incapacidades representa un costo significativo para las organizaciones, especialmente en sectores con alta rotación de personal o con una incidencia frecuente de ausentismos. Al recuperar las incapacidades justificadas y debidamente soportadas, las empresas pueden reducir este gasto y mejorar su rentabilidad.
2 – Optimización del uso de recursos:
El recobro de incapacidades permite a las empresas optimizar el uso de sus recursos humanos y financieros, destinándolos a actividades productivas y estratégicas en lugar de cubrir gastos por ausentismos laborales.
3 – Bienestar de los colaboradores:
Promoción de prácticas laborales responsables, el recobro de incapacidades injustificadas o fraudulentas desalienta este tipo de conductas entre los colaboradores, fomentando un ambiente laboral más responsable y comprometido con la productividad y el cumplimiento de las obligaciones.
4 – Protección de los derechos laborales:
Un sistema de recobro de incapacidades transparente y justo protege los derechos de los trabajadores que realmente requieren ausentarse por motivos de salud, garantizándoles el pago de sus incapacidades.
5 – Cumplimiento legal y normativo:
En Colombia, las empresas tienen la obligación legal de recuperar las incapacidades que no se ajusten a los parámetros establecidos por la ley, tales como aquellas que no sean debidamente soportadas con un diagnóstico médico o que superen el tiempo máximo permitido por ley.
6 – Evitar sanciones:
El incumplimiento de las normas sobre el pago y recobro de incapacidades puede acarrear sanciones legales y administrativas para las empresas, incluyendo multas e incluso procesos penales en casos de fraude.
7 – Confianza y credibilidad:
Un sistema de recobro de incapacidades transparente y justo genera confianza y credibilidad entre los colaboradores, quienes perciben que la empresa actúa de manera responsable y equitativa en la gestión de los ausentismos laborales.
Cómo realizar una implementación efectiva del recobro de incapacidades
Para garantizar un proceso de recobro de incapacidades eficiente, efectivo y responsable, las empresas deben implementar estrategias claras y bien definidas, tales como:
1 – Establecer políticas y procedimientos claros:
Las empresas deben contar con políticas y procedimientos claros que definan los criterios para el pago y recobro de incapacidades, incluyendo los requisitos de documentación, los plazos para presentar las incapacidades y los mecanismos para resolver disputas.
2 – Comunicar adecuadamente las políticas:
Es fundamental comunicar de manera clara y efectiva a todos los colaboradores las políticas y procedimientos relacionados con el pago y recobro de incapacidades, asegurándose de que comprendan sus derechos y obligaciones.
3 – Implementar sistemas de control:
Las empresas deben implementar sistemas de control que permitan verificar la autenticidad de las incapacidades y detectar posibles fraudes o abusos.
4 – Capacitar al personal:
Es importante capacitar al personal responsable del manejo de las incapacidades sobre las normas legales vigentes, los procedimientos internos de la empresa y las herramientas disponibles para detectar irregularidades.
5 – Promover una cultura de responsabilidad:
Las empresas deben fomentar una cultura de responsabilidad entre sus colaboradores, promoviendo prácticas laborales honestas y el uso adecuado de los beneficios laborales como las incapacidades.
Necesidad de un software de nómina y talento humano
Para optimizar y garantizar la correcta gestión del recobro de incapacidades, es fundamental la implementación de un software de nómina y talento humano. Este software ofrece múltiples beneficios:
- Automatización de procesos: Reduce errores y ahorra tiempo en la gestión de nóminas y recobros.
- Centralización de información: Facilita el acceso y la gestión de la documentación necesaria para el recobro.
- Monitoreo y control: Permite un seguimiento detallado de las incapacidades y los recobros, mejorando la transparencia y la eficiencia.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones vigentes, evitando sanciones.
- Mejora en la toma de decisiones: Proporciona datos precisos y en tiempo real, facilitando la toma de decisiones informadas.
En resumen, al implementar estas estrategias y un software de nómina y talento humano de manera efectiva las empresas podrán garantizar un proceso de recobro de incapacidades, justo, transparente y responsable, que contribuya a su sostenibilidad financiera, al bienestar de sus colaboradores y al cumplimiento de las obligaciones legales y normativas.
Digital Ware, cuenta con una solución de nómina y talento humano Kactus-HCM que gestiona correctamente el proceso de recobro de incapacidades. Este software está diseñado para grandes organizaciones y cumple con todos los marcos regulatorios necesarios en Colombia y otros países de Latinoamérica.
Kactus-HCM incluye funcionalidades específicas para la gestión de nómina, el manejo de tiempos, conciliación de incapacidades, y generación de reportes dinámicos. Estas características son esenciales para asegurar que los pagos y recobros de incapacidades se realicen de manera eficiente y conforme a las normativas legales.
