Ocho retos a tener en cuenta, antes de implementar un Sistema de Gestión Documental (SGDEA)

El Sistema de Gestión Documental es una herramienta que facilita la conservación, disponibilidad y fácil acceso a los archivos y documentos de las grandes empresas. Estos son algunos aspectos infaltables al momento de implementarlo.

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El Sistema de Gestión Documental o SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo)  es algo más que una herramienta de manejo, hoy en día constituye un eje fundamental dentro de diversas organizaciones gubernamentales en las cuales su uso es primordial. Por el lado de las industrias privadas, contar con un SGDEA implica certificarse en normas como la ISO 30301, la cual sirve para todo lo referente a los sistemas de calidad de las compañías. 

Pero  ¿Por qué implementar un Sistema de Gestión Documental (SGDEA)? Las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, están introduciendo nuevas prácticas y formas de gestionar los documentos y se han vuelto una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información. 

Teniendo en cuenta este contexto, es fundamental tener una serie de políticas que delimiten y reglamenten la producción, distribución, consulta,retención, almacenamiento, preservación y disposición final de cada uno de los documentos que ingresan a una entidad u organización con el fin de minimizar los inconvenientes en el momento de una búsqueda o citación de alguno de ellos y, evidentemente, su óptimo manejo. 

El principio clave a considerar al utilizar un Sistema de Gestión Documental (SGDEA) es que, independientemente de si la información electrónica es un “documento”, un “documento de archivo”, un “dato” o “contenido”, la concepción de la información es la misma, es “electrónica” y debe ser gestionada por al menos un componente tecnológico

Al querer implementar un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de archivos o SGDEA es importante sentarse a pensar en  los retos que debe afrontar una organización antes de  querer implementarla. En Digital Ware le contamos ocho retos en el proceso de implementación.

Reto 1: No descuide el negocio, ni el no que es bueno.

El hecho de querer realizar una transformación digital no significa que deba descuidarse el core del negocio, el cambio se debe hacer de manera gradual, para que de esta manera se pueda analizar qué es lo que realmente es necesario digitalizar. 

Reto 2: No se deje llevar por la moda

Analice lo que necesita, no lo haga de afán, reflexione qué es lo que necesita su organización y enfóquese en planear antes de implementar, el 80% de la transformación debe irse en la planeación. 

Reto 3:. La solución tecnológica es la herramienta más no el fin

La solución 100% no está en la tecnología, ella es la herramienta en la que se soportará el cambio en la forma de hacer gestión documental, por eso es importante encontrar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio, que además se adapte al contexto normativo (En especial, para el caso de las entidades públicas)

Digital Ware mediante su plataforma OPHELIA-SUITE ofrece un completo Sistema de Gestión Documental SGDEA para entidades tanto públicas como privadas, alineado con la normatividad vigente, de fácil implementación y uso.  Conozca el modelo de OPHELIA-SUITE:

Reto 4. ¿Gestión de Documentos o Gestión de Registros?

En la Era Digital no podemos discriminar entre documentos que evidencian la actividad de una organización. Cualquier documento adquiere “archivalía” y debe ser considerado un “récord”, cuando este es revisado o aprobado por cualquier responsable y sirve de justificación para cualquier trámite. Ambos deben convivir.

Reto 5. Gestión eficiente de expedientes

En la Era Digital el expediente es el rey. Por tanto, no basta con relacionar documentos entre sí o guardar los documentos de un mismo trámite en una carpeta. El expediente cobra vida y debe proporcionar funciones avanzadas para facilitar la gestión

 Reto 6. La firma digital es necesaria para el cumplimiento legal, pero no es suficiente

A veces pensamos que firmar un documento es suficiente para garantizar la autenticidad del mismo y preservarlo de forma segura. La firma es necesaria, pero no es suficiente… Porque lo que hay que acreditar no es solo la autoría de una determinada acción, sino el proceso en su totalidad, erradicando cualquier opción de fraude o suplantación durante el trámite integral.

Reto 7. Los cuadros de clasificación deben estar orientadas a procesos o funciones

El nuevo reto que tenemos es modelar el cambio estructural en las compañías, sin que los documentos pierdan su asignación a un cuadro de clasificación funcional, mucho más alineado con la estructura de la información subyacente. Por ello, tendremos que ir migrando nuestros cuadros de clasificación a un nuevo paradigma orientado a procesos y no a dependencias.

Reto 8. La educación de los usuarios y profesionales como reto

El  reto futuro como fabricantes de tecnología documental está en la educación de los profesionales, la usabilidad de las aplicaciones y la gestión del cambio.  Digital Ware cuenta con una unidad de aprendizaje DIGITAL WARE UNIVERSITY que permite a los clientes capacitarse sobre los conceptos clave sobre gestión documental y las funcionalidades del sistema. Lo anterior permite potencializar la herramienta y mejorar la toma de decisiones en la organización.

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