Software de Gestión Documental: mitos y realidades

El Software de Gestión Documental es una de las herramientas principales para cualquier organización que quiere estar a la vanguardia y hacer parte de la transformación digital actual, aspecto de vital importancia que aporta a la simplificación de procesos y a aumentar la rentabilidad de las empresas.

En muchas de las actividades que se desarrollan diariamente, se hace indispensable trabajar con una gran cantidad de documentos digitales y en papel, es ahí cuando el Software de Gestión Documental toma una alta relevancia debido a que la necesidad de tener fácilmente desprendibles de pago, formatos de solicitud, formatos de permisos entre otros se convierte en una tarea permanente que no debe consumir mucho tiempo ni recursos.

Son tan comunes estos temas que para que los procesos continúen y no se vean afectados, las organizaciones deben incurrir en costos adicionales para garantizar que los documentos sean almacenados correctamente, que no se deterioren y que el riesgo de traspapelación no se materialice.

El mercado ofrece un sinfín de alternativas tecnológicas para transformar y optimizar fácilmente estas actividades diarias bajo un concepto digital que brinde integralidad y transversalidad. Sin embargo, alrededor de este proceso disruptivo e innovador se han generado algunos mitos que los expertos de Digital Ware resuelven para que en su organización no sea víctima de ellos.

1. Primer mito: : “Implementar un software tiene más complejidad que seguir manejando mi proceso en físico”: Falso, puesto que existen herramientas y Software de Gestión Documental que garantizan seguridad, fiabilidad y autenticidad vinculando atributos como: flujos de proceso eficientes con trazabilidad y control de inicio a fin, gestión de procesos en línea accediendo desde cualquier dispositivo, firmas digitales y estampados cronológicos que hacen parte de las soluciones en gestión documental.
   
   
2. Segundo mito: “En un Software de Gestión Documental  no es posible organizar ni clasificar documentos, mientras que si se mantienen en físico es más fácil acceder a ellos y organizarlos como quiera”. Debemos desmentir este mito ya que la finalidad de un Software de Gestión Documental es facilitar la organización de los documentos permitiendo la conformación de expedientes electrónicos, agilizando la consulta de los mismos por los usuarios de la organización y garantizando las transferencias documentales entre sistemas cuando sea necesario.
   
   
3. Tercer mito: “Implementar un Software de Gestión Documental es costoso y en estos momentos no es la prioridad” un mito que es falso. Si nos detenemos a pensar la equivalencia en costo de las actividades operativas como búsqueda y almacenamiento físico de los documentos o la materialización de un riesgo por traspapelación, podemos evaluar que los costos asociados hacia la implementación de un software serán mucho más livianos sobre estos factores mencionados. De hecho, actualmente existen alternativas comerciales y de negociación que se pueden establecer con empresas de tecnología.
   
   
4. Cuarto Mito: “Realizar ajustes o actualizaciones en un Software de Gestión Documental conforme a los cambios de mi proceso siempre implica tener un equipo de desarrollo y asumir más costos que no tengo contemplados” mito que se escucha en diversas ocasiones, pero que también decir es errado.  Empresas como Digital Ware ofrecen alternativas eficientes, atractivas y de fácil adaptación a los procesos de la organización a través de Ophelia BPMS que maneja una filosofía “Low Code” o de baja programación permitiendo a los usuarios de negocio realizar ellos mismos configuraciones o actualizaciones sin tener conocimientos técnicos ni incurrir en nuevos costos.
   
   

Los procesos de gestión documental tienen un concepto interesante de transversalidad en las organizaciones, por lo que la herramienta de software a implementar debe ser de fácil adaptación, permitir la toma de decisiones en línea, alivianar los procesos productivos y ayudar a eliminar tiempos ociosos por actividades repetitivas que no permiten ver el potencial real de los colaboradores.

Mediante la implementación de un Software de Gestión Documental se tiene implícito un concepto de flujos de trabajo sobre documentos y gestión de procesos (BPM), lo que será mucho más viable para solventar y convertir en ventajas las afirmaciones que existen alrededor de estos mitos y ejecutar actividades adicionales como eliminación, conservación temporal o a largo plazo, crear inventarios documentales y demás funcionalidades que apoyan el correcto desarrollo de lo que abarca un Software de Gestión Documental.

Digital Ware brinda software de alta calidad para que las organizaciones lleven a cabo estos procesos vitales que tienen como objetivo ser una herramienta esencial en el  día a día, puesto que brindan un sinfín de beneficios y que son de fácil acceso para su integración.

Lo invitamos a que conozca más de nuestras soluciones tecnológicas y nos dé la oportunidad de brindarle una experiencia Digital Ware.

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