Software de Nómina ¿Cuál es el más adecuado para las empresas de gran tamaño?

El software de Nómina más adecuado es una pregunta frecuente a la hora de implementarlo.  Esto es lo que debe saber para elegir el más apropiado para su compañía. 

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El Software de Nómina especializado para  grandes empresas cuyo número de colaboradores es elevado, es una herramienta clave para simplificar la gestión de salarios, contratos, prestaciones sociales, retenciones, entre otros procesos. Y en este contexto surgen algunas  preguntas: ¿Cuál es el más adecuado? Si se manejan  diferentes horarios, turnos de trabajo o diversos tipos de contratos,  ¿Cuál es el más conveniente? En especial, porque en este tipo de empresas, participan varias personas en este proceso y un pequeño error humano, incluso puede acarrear sanciones frente a las entidades de control. 

Por eso, para el caso de  las empresas que cuentan con cientos o miles de colaboradores, la clave es buscar un software de nómina especializado en los diferentes procesos que conforman la nómina y además que sea flexible para que esté en la capacidad de asegurar la gestión de novedades en tiempo real y el cumplimiento de normas, políticas organizaciones y directrices de los entes de control colombianos como la DIAN, MinTrabajo, MinSalud, UGPP y políticas organizacionales (Estas entidades de control, varían según cada país).

Adicional, por el volumen de colaboradores,  existen tareas que aunque sencillas,  son repetitivas y cíclicas como la generación de  constancias, la liquidación de la nómina, ingreso de información y actualizaciones de los colaboradores, comisiones, incapacidades, periodos de vacaciones, entre muchas otras, que con el paso del tiempo podrían resultar onerosas en términos de tiempo, costos e incluso, terminan logrando que las áreas de Gestión Humana  pierdan su foco en la estrategia, ya que la falta de automatización, control y eficiencia de procesos, hacen que vivan enfrascadas en la operatividad del día a día..

Características de un software de nómina adecuado

  • Debe ser una solución integral

Sin lugar a dudas, un  software de nómina adecuado tiene como objetivo  automatizar el proceso de principio a fin del pago de salarios de los colaboradores de una empresa, haciendo que la tarea de procesamiento sea más rápida y estandarizada. 

Un software de nómina adecuado para las grandes empresas no debe carecer de procesos automatizados de liquidación de pagos (quincenas, semanas, meses). De la misma manera, debe tener integrado el proceso de novedades de nómina, periodos de vacaciones, tiempos y turnos de trabajo, incapacidades, incentivos económicos, comisiones, bonificaciones, préstamos, libranzas,  tiempos y turnos, entre muchos otros

La normatividad en materia de nómina en cualquier países es susceptible de cambiarse, por eso un software de nómina para grandes empresas, debe tener la flexibilidad para actualizarse en material de ley y poder cumplir con los requerimientos de los entes de control gubernamentales.  Por ejemplo, en el caso de Colombia, tenemos uno reciente relacionado con la Nómina Electrónica emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) referente a la resolución 000013 de 2021 en la que se reglamenta la Nómina Electrónica.

Es por esto que un software de nómina adecuado para grandes empresas debe contar con el respaldo en la implementación funcional y tecnológica de acuerdo con los lineamientos técnicos exigidos y expedidos de los entes de control.

  • Debe ser de fácil integración
    El software de nómina adecuado para las grandes empresas está concebido con una idea básica: es necesario integrarlo a otras plataformas que lo complementen como los ERP, plataformas de talento humano, entre otras, debido a que en las grandes empresas se requiere de diferentes módulos y aplicaciones para la administración correcta de la nómina.

Estas integraciones son fundamentales debido a que en las grandes empresas el flujo de información y de novedades es bastante alto, por eso se debe contar con una herramienta de software que no genere costos adicionales ni implementaciones complejas en el momento de ser integrado a nuevas plataformas.

  • Debe promover la autogestión de los colaboradores
    El software de nómina adecuado debe permitir a los colaboradores autogestionarse en tiempo real y en línea, es decir, no depender de una tercero para actualizar sus datos personales, solicitar sus certificaciones laborales, descargar sus comprobantes de nómina, registrar incapacidades, vacaciones, permisos, todo estos sin cargar de trabajo al área de Talento Humano y a la distancia de un clic.
  • Que sea parametrizable
    Un software de nómina adecuado para grandes empresas debe ser parametrizable para que el usuario no dependa del área de sistemas ni de terceros a la hora de modificar la asignación de permisos a usuarios sin poner en riesgo los parámetros de seguridad. Es decir, gracias a la parametrización, la organización puede configurar el producto para ser un poco más a su medida.
  • Debe permitir la gestión de nómina en en tiempo real y en línea

El software de nómina adecuado debe permitir la gestión de la información y los procesos en tiempo real. Así se logra una optimización de la operación de manera efectiva en los procesos administrativos de recursos humanos, ya que permite asegurar la gestión de novedades en tiempo real y el cumplimiento de normas, políticas organizaciones, incluso normatividad de los entes de control.

Adicional, con un alto número de colaboradores, el software de nómina debe estar en la capacidad de responder a un alto volumen de tareas e información como la generación de constancias, la liquidación de la nómina, ingreso de información y actualizaciones de los colaboradores, comisiones, incapacidades, periodos de vacaciones, entre otros,

Por otro lado, cuando llega la pregunta Software de nómina ¿Cuál es el más adecuado? Hay que tener presente que existen ofertas en el mercado como KACTUS-HCM de Digital Ware, la cual automatiza y agiliza más de un 40% de todo el trabajo operativo que involucra el ciclo de vida del trabajador con varios módulos configurables, según los objetivos de las organizaciones. Esto tiene como objetivo eliminar del área de Gestión humana tareas operativas-manuales que pueden autogestionarse por todos los trabajadores. Además de lo anterior, hacer más eficiente la captación, desarrollo y fidelización del mejor talento.

  • No olvide la convención colectiva
    La convención colectiva es un acuerdo que se celebra entre los trabajadores sindicalizados y sus empleadores con el objetivo de reglamentar las condiciones en que el trabajo deba prestarse y las demás materias relativas a este tema.

En dichos acuerdos se pactan términos como el lugar o lugares donde se aplica, la fecha en que entrará en vigencia, la duración, causas y modalidades de prórroga (si aplica), su desahucio o denuncia, la responsabilidad que implique su incumplimiento entre otros aspectos.

Un software de nómina adecuado para grandes empresas está preparado para automatizar las convenciones colectivas. Esta automatización debe evitar que no hayan errores en cuanto a los beneficios que estas convenciones traen consigo. Además, debe reconocer a quienes se aplican en qué momentos y cuál es la duración de los términos pactados dentro de las convenciones, de ese modo se evitar tener problemas con los sindicatos, demoras en la gestión de las convenciones colectivas, exceso de carga operativa y problemas en las actualizaciones de los beneficios.

  • Debe ser un sistema integral

El Software de Nómina adecuado debe estar especialmente diseñado para gestionar el ciclo del proceso de nómina, haciendo más fácil la administración por parte de los líderes de este proceso en la organización. Asimismo se recomienda que el software de nómina se complemente con un software de gestión humana para que desde una misma herramienta, se pueda administrar todo el ciclo de vida del colaborador, desde la atracción de talento, evaluaciones, desarrollo, bienestar, nóminas de todo tipo nacionales e internacionales. Además, debe facilitar la implementación del teletrabajo y el control de los procesos.

KACTUS- HCM es uno de los sistemas de información que permiten que esto sea posible. No se debe dejar de lado que una de las funciones fundamentales de una empresa es velar por el bienestar de sus colaboradores y este proceso puede tener una variedad de inconvenientes, como errores en los cálculos, tiempos y otras dificultades que se presentan a la hora de generar una nómina de forma tradicional.

KACTUS-HCM tienen la capacidad de mejorar la eficiencia de los procesos de nómina de las medianas y grandes empresas, mejorando la efectividad operativa, ya que, el software permite configurar y parametrizar el proceso según las necesidades y particularidades de cada empresa. Una de las ventajas de contar con un sistema para la liquidación de la nómina es que permite visualizar la información que se requiere solo con ejecutar unos cuantos pasos, permitiendo llevar el registro y control de los pagos de todos sus colaboradores.
Es hora de implementar una herramienta de gran capacidad y de alto desempeño. KACTUS-HCM es todo lo que su organización de gran tamaño necesita para lograr sus objetivos. Más de 1.000 empresas de las más grandes de Colombia y Latinoamérica han confiado en la tecnología de Digital Ware.

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