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SGDEA

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio

Déjenos sus datos y reciba orientación de nuestros expertos sobre cómo implementar nuestro modelo SGDEA

SGDEA

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio

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Beneficios de implementar un modelo SGDEA

      • Aceleración digital y de búsquedas de datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información.
      • Amigable con el medio ambiente (Disminución del uso de papel).
      • Preservación de documentos, seguridad y disponibilidad en la adopción de estándares de la gestión documental.
      • Conformación y custodia de un archivo electrónico en diferentes etapas y constitución de una gestión documental
  • Aceleración digital y de búsquedas de datos de forma rápida, precisa y oportuna en grandes volúmenes de información.
  • Amigable con el medio ambiente (Disminución del uso de papel).
  • Preservación de documentos, seguridad y disponibilidad en la adopción de estándares de la gestión documental.
  • Conformación y custodia de un archivo electrónico en diferentes etapas y constitución de una gestión documental

Nuestro modelo de SGDEA

Producción

Radicación y o creación de documentos, recepción por diferentes canales, digitalización, impresión de rótulos, distribución interna y externa, alertas por correo electrónico.

Gestión y trámite

Flujos de trabajo, tareas, auditoría, trámite de los documentos, asociación de documentos, alertas, flujos de aprobación, envío de comunicaciones vía email.

Organización

Parametrización de cuadros de clasificación, expedientes físicos/electrónicos/híbridos, índice electrónico, FUID, archivamiento electrónico, proceso de préstamos y consultas.

Transferencia

Tablas de retención documental (series, subseries, tipologías, tiempos de retención, disposición final), calendarios de transferencias, alertas, transferencias primarias y secundarias.

Disposición de documentos

Automatización CCD/TRD y expedientes electrónicos para efectuar el procedimiento y disposición final al terminar el tiempo de retención.

Transversales

Búsqueda y consulta documental, preservación a largo plazo (parametrización de políticas estrategias y actividades, definición de formatos electrónicos), seguridad del sistema y documental esquema de metadatos.

Producción

Radicación y o creación de documentos, recepción por diferentes canales, digitalización, impresión de rótulos, distribución interna y externa, alertas por correo electrónico.

Gestión y trámite

Flujos de trabajo, tareas, auditoría, trámite de los documentos, asociación de documentos, alertas, flujos de aprobación, envío de comunicaciones vía email.

Organización

Parametrización de cuadros de clasificación, expedientes físicos/electrónicos/híbridos, índice electrónico, FUID, archivamiento electrónico, proceso de préstamos y consultas.

Transferencia

Tablas de retención documental (series, subseries, tipologías, tiempos de retención, disposición final), calendarios de transferencias, alertas, transferencias primarias y secundarias.

Disposición de documentos

Automatización CCD/TRD y expedientes electrónicos para efectuar el procedimiento y disposición final al terminar el tiempo de retención.

Transversales

Búsqueda y consulta documental, preservación a largo plazo (parametrización de políticas estrategias y actividades, definición de formatos electrónicos), seguridad del sistema y documental esquema de metadatos.

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