¿Qué es la información personal?
La información personal es cualquier dato que pueda identificar, ya sea de manera directa o indirecta, a una persona. Este tipo de información es clave en el mundo empresarial, sobre todo en la gestión de recursos humanos, porque involucra datos sensibles que las compañías deben cuidar con especial atención. Tener una buena gestión y protección de la información personal no es solo una buena práctica, sino una necesidad para evitar dolores de cabeza legales, financieros e incluso reputacionales.
Ahora bien, en el ambiente corporativo, la información personal va mucho más allá de los datos básicos como nombre o cédula. También incluye todo lo que se deriva de evaluaciones, resultados de desempeño y cualquier otro registro que se relacione con cada empleado. Por ejemplo, durante los procesos de selección, la hoja de vida y los resultados de pruebas psicotécnicas también hacen parte de la información personal y requieren un tratamiento riguroso en línea con la ley.
Tipos de información personal
Al interior de una organización, la información personal se puede dividir en varias categorías:
- Datos identificativos: nombre, documento de identidad, dirección, fecha de nacimiento.
- Datos laborales: historial de empleo, evaluaciones de desempeño, registros de asistencia.
- Datos de contacto: correo electrónico, celular.
- Información financiera: cuentas bancarias, detalles de salario.
- Datos especialmente sensibles: información médica, afiliaciones sindicales o religiosas, antecedentes disciplinarios.
La protección de estos datos sensibles requiere medidas adicionales, porque una filtración puede causar discriminación o vulnerar derechos fundamentales. Por ejemplo, los datos médicos de un empleado deben manejarse bajo estricta confidencialidad y solo estar disponibles para el personal autorizado y en situaciones justificadas. Igualmente, las afiliaciones sindicales o religiosas bajo ninguna circunstancia pueden usarse para discriminar, tal como lo exigen las leyes nacionales e internacionales.
Clasificación de la información personal
Clasificar la información personal es una de esas tareas que, aunque a veces pasa desapercibida, resulta esencial para definir el nivel de protección necesario y los controles que se deben aplicar.
| Categoría | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Información pública | Puede compartirse sin restricciones. | Nombre y cargo en la web corporativa |
| Información privada | Requiere autorización para ser divulgada. | Dirección, teléfono personal |
| Información sensible | Si se filtra, puede causar daños serios al titular. | Historia clínica, orientación sexual |
Un tratamiento y clasificación adecuados de la información personal permiten a las empresas identificar riesgos y aplicar controles proporcionales al nivel de sensibilidad de los datos. Esta clasificación facilita la creación de políticas para retención y eliminación de datos, asegurando que no se conserven por más tiempo del permitido por la ley o necesario para la operación.
Marco legal y regulaciones sobre el manejo de información personal
Las empresas que gestionan información personal están bajo el paraguas de un marco legal bastante robusto, que regula cómo se debe manejar, almacenar y transferir este tipo de datos. Cumplir con estas normas es fundamental, no solo para evitar sanciones, sino para proteger la reputación de la compañía.
Consecuencias legales y reputacionales del mal manejo de datos
No cumplir con la normativa sobre datos personales puede traer consecuencias serias:
- Sanciones económicas
- Procesos judiciales
- Suspensión de operaciones
Las multas de los entes reguladores pueden ser bastante altas y afectar la estabilidad financiera de la empresa. Por otro lado, las filtraciones de datos generan pérdida de confianza, tanto de empleados como de clientes, dañan la imagen de la organización y pueden disminuir el valor de la marca.
El rol de un HCM en la protección de la información personal
Un sistema HCM (Human Capital Management) es una solución especializada que ayuda a gestionar todos los procesos relacionados con el talento humano, incluyendo la administración y protección de la información personal de los empleados. Al centralizar los datos en una plataforma segura, un HCM disminuye el riesgo de accesos no autorizados, manipulaciones indebidas y pérdidas de información. Además, ofrece la posibilidad de rastrear todas las acciones realizadas sobre los registros, lo que facilita las auditorías y el cumplimiento de la normativa.
Contar con un HCM agiliza la respuesta ante incidentes de seguridad, ya que permite identificar rápidamente quién accedió a determinada información y cuándo lo hizo. Soluciones como Kactus Nómina ofrece mecanismos avanzados para controlar el acceso, cifrar los datos y autenticar a los usuarios. Estas funcionalidades aseguran que solo el personal autorizado tenga acceso a información sensible.
¿Cómo garantizar la seguridad de la información personal?
Para asegurar la protección de la información personal, es fundamental contar con políticas, procedimientos y tecnologías que cubran todas las etapas del manejo de los datos. Es clave establecer controles de acceso robustos, ofrecer capacitaciones periódicas al personal y mantener los sistemas actualizados para evitar vulnerabilidades conocidas.
Una estrategia de seguridad realmente efectiva debe incluir:
- Gestión de incidentes
- Pruebas de penetración
- Actualización constante de protocolos de respuesta
- Sensibilización y capacitación de empleados sobre protección de datos
- Monitoreo continuo de accesos
- Implementación de sistemas de detección de intrusos
Al momento de contratar software de nómina, como Kactus, es recomendable revisar bien las certificaciones de seguridad, la experiencia del proveedor y la capacidad de integración con otros sistemas de la empresa. También es útil pedir referencias a otras compañías que ya hayan implementado la solución y analizar casos de éxito en el sector.
Futuro de la seguridad de la información personal en las organizaciones
Con la evolución constante de las amenazas cibernéticas y el avance en la digitalización de procesos empresariales, las organizaciones deben adoptar enfoques proactivos y tecnologías cada vez más sofisticadas para proteger la información personal. Es claro que la inteligencia artificial y el análisis predictivo jugarán un papel fundamental en la detección temprana de riesgos y en la prevención de incidentes de seguridad. Además, las regulaciones seguirán ajustándose a los nuevos desafíos, exigiendo mayor transparencia y responsabilidad por parte de las empresas.
Lo que se espera para los próximos años es una tendencia hacia la automatización inteligente de los procesos de seguridad, con sistemas capaces de identificar patrones anómalos y responder en tiempo real ante cualquier amenaza. El auge del trabajo remoto, la movilidad laboral y la integración de servicios en la nube hacen que las empresas necesiten soluciones flexibles y escalables.
Invertir en tecnologías de protección de datos y en la capacitación permanente del personal será determinante para el éxito y la sostenibilidad de las empresas, no solo en Colombia sino en toda Latinoamérica.