¿Qué son las transferencias documentales?
Cuando hablamos de transferencias documentales, nos referimos al proceso de mover documentos desde un archivo de gestión hacia archivos centrales o históricos. Esto se hace siguiendo parámetros técnicos y legales muy claros, con el fin de preservar la información, mantener su integridad y garantizar que siempre esté disponible cuando se requiera. Este procedimiento es fundamental para cualquier empresa u organización, ya que no solo ayuda a cumplir con la normatividad vigente, sino que también facilita una administración de archivos mucho más eficiente.
En el mundo empresarial y en el sector público, las transferencias documentales van más allá de simplemente mover papeles. Permiten una gestión de la información más ordenada, ayudan a tomar mejores decisiones, fortalecen la transparencia institucional y hacen posible acceder a la memoria organizacional cuando sea necesario. Por ejemplo, en hospitales, una correcta transferencia documental asegura que la información clínica esté a la mano para auditorías, consultas médicas o temas legales, minimizando riesgos y contribuyendo a una operación más fluida.
Principios del ciclo de vida documental
El ciclo de vida documental abarca todas las fases por las que pasa un documento, desde que se crea hasta que se dispone de él definitivamente, ya sea para conservarlo o eliminarlo. Aquí entran en juego principios como:
- Producción
- Uso
- Organización
- Transferencia
- Conservación
- Disposición final
Cada etapa necesita procedimientos y controles específicos para garantizar que los documentos se puedan rastrear y gestionar correctamente, lo que facilita encontrarlos después y asegura que se cumpla la ley.
En cada fase los documentos pueden tener diferentes valores: administrativo, legal, fiscal o histórico. Por ejemplo, un contrato puede ser vital mientras está vigente, pero una vez termina, puede conservarse por temas legales o históricos. Aplicar estos principios de manera rigurosa, y apoyarse en normativas como la Ley 594 de 2000 en Colombia, les permite a las organizaciones mantener su información siempre organizada, accesible y bien protegida.
Transferencia primaria vs secundaria (archivos de gestión, central, histórico)
Aquí es clave tener en cuenta que existen dos tipos principales de transferencias documentales:
| Tipo de transferencia | Origen | Destino | Característica principal |
|---|---|---|---|
| Primaria | Archivo de gestión | Archivo central | Documentos semiactivos, ya no de uso frecuente |
| Secundaria | Archivo central | Archivo histórico | Documentos de conservación permanente |
Esta diferencia entre transferencia primaria y secundaria es fundamental para manejar bien los archivos. Por ejemplo, en una entidad financiera, los expedientes de crédito activos pueden ir al archivo central cuando ya no están en uso, y luego, si tienen valor histórico o legal, se transfieren al archivo histórico para conservarlos indefinidamente. Todo este proceso está respaldado por la Tabla de Retención Documental (TRD), que define los tiempos y condiciones de cada transferencia, asegurando que la información esté disponible y protegida durante todo su ciclo de vida.
Normativa, plazos y requisitos para transferencias documentales
Si lo que se busca es realizar transferencias documentales de manera segura y eficiente, es indispensable cumplir con la normativa vigente, respetar los plazos establecidos y atender los requisitos técnicos definidos por las autoridades competentes. Es fundamental que las organizaciones conozcan y apliquen la legislación que les corresponde, para evitar sanciones y garantizar la adecuada conservación de sus archivos.
Por ejemplo:
- En México, la Ley General de Archivos establece los criterios para la transferencia de documentos en entidades públicas y privadas.
- En Argentina, la Ley 15.930 regula la organización y conservación de archivos históricos.
Inventario documental y hoja de entrega como requisitos técnicos
El inventario documental es uno de esos requisitos que no se pueden dejar de lado. Este documento detalla el contenido, la organización y el estado de los documentos que se van a transferir. Por su parte, la hoja de entrega es el soporte formal que certifica la transferencia e incluye datos como la fecha, el responsable, la descripción de los archivos y cualquier observación relevante sobre su estado. Estos instrumentos son esenciales para llevar el control y la trazabilidad del proceso, y son clave para la transparencia y el cumplimiento de las políticas internas y externas.
Un inventario documental bien hecho les permite tanto a quien transfiere como a quien recibe, verificar que los documentos estén completos y resolver cualquier inconsistencia rápidamente. Por ejemplo, en una transferencia secundaria, un inventario detallado ayuda a identificar expedientes de alto valor histórico que pueden requerir cuidados especiales. La hoja de entrega, por su parte, funciona como comprobante legal de la responsabilidad sobre los documentos, lo que es fundamental en auditorías y revisiones externas.
Etapas del proceso de transferencia documental
El proceso de transferencia documental implica varias etapas que, si se ejecutan de manera ordenada, garantizan la integridad y disponibilidad de los documentos transferidos.
Preparación y selección de documentos
Todo comienza con la identificación y selección de los documentos que cumplen con los criterios definidos en la TRD para ser transferidos. Aquí es fundamental revisar el estado físico y la pertinencia de cada documento, además de agruparlos según su tipo y serie documental. Esta etapa también implica actualizar los inventarios y asegurarse de que la documentación esté completa y bien organizada.
Empaque, embalaje y codificación
Una vez seleccionados los documentos, hay que empacarlos y embalarlos siguiendo normas técnicas que protejan su integridad física. Es recomendable usar materiales adecuados y resistentes, además de sistemas de codificación que permitan identificar rápidamente cada caja o paquete. La codificación debe estar alineada con los inventarios y facilitar la ubicación de los documentos en el archivo de destino.
Relación de entrega y formalización del acto de transferencia
La relación de entrega es el documento que acompaña la transferencia y detalla el contenido de cada caja, la cantidad de documentos y cualquier observación relevante. El acto de transferencia se formaliza con la firma de la hoja de entrega por parte del responsable del archivo de origen y el receptor en el archivo de destino. Este paso garantiza la transparencia y la responsabilidad sobre los documentos transferidos.
Riesgos comunes y desafíos en las transferencias documentales
El proceso de transferencia documental no está exento de riesgos y desafíos, que deben gestionarse de manera preventiva para evitar pérdidas o retrasos.
Pérdida o deterioro durante el traslado
Durante el traslado físico, pueden presentarse pérdidas, extravíos o daños por un mal embalaje, manipulación inadecuada o condiciones ambientales adversas. Por eso, es clave aplicar protocolos de protección y supervisar cada etapa para minimizar estos riesgos.
Falta de control o supervisión en los receptores
Cuando no hay control o supervisión en el archivo receptor, pueden darse inconsistencias, dificultades para localizar documentos y problemas de responsabilidad. Por eso, es fundamental definir procedimientos claros de recepción, verificación e ingreso de los documentos al sistema de gestión documental.
Un problema común es que el personal receptor no esté bien capacitado en los procedimientos, lo que puede llevar a errores de catalogación o incluso a la pérdida temporal de documentos. La capacitación constante y el uso de sistemas automatizados ayudan a prevenir estos inconvenientes y garantizan la integridad del archivo.
Desalineación entre TRD y práctica operativa
Si la práctica operativa no se ajusta a lo que dice la TRD, pueden presentarse errores en la selección y transferencia de documentos. Esto puede afectar la validez legal y administrativa del proceso. Es clave mantener la alineación entre la política documental y la ejecución práctica para que la transferencia sea exitosa.
¿Cómo un SGDEA como Ophelia potencia las transferencias documentales?
Contar con un Software de gestión documental Electrónica de Archivo (SGDEA) como Ophelia hace que todo el proceso de transferencias documentales sea mucho más sencillo y seguro. Este tipo de soluciones permite:
- Gestionar inventarios
- Generar hojas de entrega
- Hacer seguimientos en tiempo real
- Asegurar la trazabilidad de los archivos en todas las etapas
Además, un SGDEA ayuda a reducir el riesgo de errores humanos, garantiza el cumplimiento normativo y optimiza la eficiencia operativa. En pocas palabras, integrar soluciones tecnológicas como OPHELIA -SGDEA aporta valor real a cualquier organización, mejorando la seguridad y la transparencia en cada transferencia.
Buenas prácticas para llevar a cabo transferencias documentales eficaces
Si el objetivo es que las transferencias documentales sean realmente seguras y eficientes, es clave:
- Establecer protocolos claros
- Capacitar al personal
- Hacer auditorías periódicas
- Mantener actualizada la TRD
La digitalización y el uso de software de gestión documental ayudan a automatizar tareas, reducir errores y mejorar el acceso a la información. Además, contratar software de gestión documental especializado permite a las organizaciones adaptarse a los cambios normativos y responder de manera ágil a los retos que plantea la gestión de archivos.
Entre las buenas prácticas más recomendadas están:
- Elaboración de manuales internos de procedimientos
- Designación de responsables claros para cada etapa
- Realización de simulacros de transferencia para anticipar posibles fallos