¿Qué es gestión documental y por qué es importante?

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de procesos técnicos y administrativos que permiten organizar, controlar, almacenar, recuperar y conservar los documentos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Su objetivo principal es garantizar la disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad de la información, facilitando la toma de decisiones, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

En el contexto empresarial actual, donde la transformación digital y la automatización de procesos son clave para la competitividad, implementar un sistema de gestión documental electrónica Ophelia-SGDEA permite centralizar y digitalizar los documentos, optimizando el acceso a la información y reduciendo los riesgos asociados al manejo manual de archivos físicos.

¿Qué hace una persona que trabaja en gestión documental?

Un profesional en gestión documental se encarga de planificar, implementar y supervisar políticas y procedimientos relacionados con el manejo de documentos dentro de una organización. Sus funciones incluyen:

• Diseñar e implementar sistemas de archivo físico y digital.
• Clasificar y describir documentos según normas archivísticas.
• Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente en materia documental.
• Coordinar la digitalización y conservación de documentos.
• Garantizar el acceso seguro y eficiente a la información.
• Participar en auditorías y procesos de mejora continua relacionados con la documentación.

Este perfil es fundamental en sectores como salud, educación, gobierno, banca y cualquier industria que maneje grandes volúmenes de información sensible o regulada.

¿Cuáles son los 8 procesos de la gestión documental?

La gestión documental se estructura en ocho procesos fundamentales que permiten controlar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final.

Captura de documentos

Consiste en la recepción o generación de documentos, ya sean físicos o digitales. Incluye la digitalización de documentos en papel, la captura de correos electrónicos, formularios electrónicos y otros formatos de entrada.

Clasificación y archivo

Implica organizar los documentos según criterios predefinidos (temáticos, cronológicos, funcionales, etc.) y almacenarlos en sistemas físicos o digitales que permitan su fácil localización y recuperación.

Conservación

Se refiere a las acciones destinadas a preservar los documentos en condiciones adecuadas para garantizar su integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo, ya sea en formato físico o digital.

Acceso y recuperación

Este proceso asegura que los usuarios autorizados puedan localizar y consultar los documentos de forma rápida y segura, mediante sistemas de búsqueda eficientes y control de accesos.

Distribución

Consiste en compartir o enviar documentos a las personas o áreas correspondientes dentro o fuera de la organización, asegurando trazabilidad y control sobre su circulación.

Eliminación o disposición

Cuando los documentos han cumplido su función administrativa, legal o histórica, se procede a su eliminación segura o a su transferencia a archivos históricos, según las políticas de retención documental.

Evaluación

Es el análisis periódico del valor de los documentos para determinar su vigencia, utilidad y destino final, en función de criterios legales, administrativos y técnicos.

Seguridad

Incluye todas las medidas técnicas y organizativas para proteger los documentos contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o destrucción, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

¿Qué hace un técnico en gestión documental?

Un técnico en gestión documental es un profesional operativo que ejecuta tareas específicas dentro del sistema de gestión documental. Entre sus responsabilidades se encuentran:

• Digitalizar documentos físicos y asegurar su correcta indexación.
• Clasificar y archivar documentos según los procedimientos establecidos.
• Apoyar en la implementación de software de gestión documental.
• Realizar controles de calidad sobre los documentos digitalizados.
• Atender solicitudes de recuperación de documentos.
• Aplicar normas de conservación y seguridad documental.

Su rol es clave para mantener la integridad del sistema documental y garantizar la trazabilidad de la información.

Desarrollo de la gestión documental

La gestión documental ha evolucionado desde los archivos físicos tradicionales hacia sistemas digitales automatizados. Este desarrollo ha sido impulsado por la necesidad de mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, cumplir con normativas legales y adaptarse a entornos de trabajo híbridos o completamente digitales.

Hoy en día, las organizaciones implementan soluciones como el sistema de gestión documental electrónica Ophelia-SGDEA para integrar la gestión documental con otros procesos empresariales, como la gestión del talento humano, la atención al cliente o la administración financiera.

¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental (SGD) es una plataforma tecnológica que permite capturar, almacenar, organizar, acceder, compartir y conservar documentos electrónicos de forma segura y eficiente. Estos sistemas automatizan tareas como la clasificación, el control de versiones, la auditoría de accesos y la aplicación de políticas de retención documental.

Tipos de sistemas de gestión documental

Existen diferentes tipos de SGD, según su enfoque y funcionalidad:

• Sistemas de archivo electrónico: orientados a la conservación y recuperación de documentos.
• Sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM): integran la gestión documental con flujos de trabajo, colaboración y automatización de procesos.
• Sistemas de gestión documental electrónica con firma digital: permiten validar la autenticidad de los documentos.
• Sistemas en la nube: ofrecen acceso remoto, escalabilidad y menores costos de infraestructura.

¿Qué tipos de sistemas existen y cuál es mejor para tu empresa?

La elección del sistema adecuado depende del tamaño de la empresa, el volumen documental, los requisitos legales y los procesos internos. Algunas opciones incluyen:

• SGD básicos: ideales para pequeñas empresas que buscan digitalizar y organizar documentos sin funcionalidades avanzadas.
• SGD integrados con ERP o CRM: recomendados para medianas y grandes empresas que necesitan automatizar procesos y centralizar la información.
• SGD especializados por sector: como los utilizados en salud, educación o gobierno, que cumplen con normativas específicas.

El sistema de gestión documental electrónica Ophelia-SGDEA es una solución robusta y escalable que se adapta a diferentes sectores y permite una gestión documental alineada con la transformación digital.

Características principales de un gestor documental eficaz

Un gestor documental eficaz debe contar con las siguientes características:

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Control de versiones y trazabilidad de cambios.
• Gestión de permisos y accesos por usuario o rol.
• Integración con otros sistemas empresariales.
• Automatización de flujos de trabajo documentales.
• Cumplimiento de normativas legales y estándares internacionales.
• Funcionalidades de búsqueda avanzada e indexación.
• Soporte para firma digital y cifrado de documentos.

Importancia de una gestión documental sólida

Una gestión documental sólida es esencial para garantizar la continuidad operativa, la transparencia y el cumplimiento normativo en cualquier organización. Permite:

• Reducir tiempos de búsqueda y procesamiento de información.
• Minimizar errores y duplicidades.
• Asegurar la trazabilidad y auditoría de los documentos.
• Cumplir con leyes de protección de datos y archivo.
• Facilitar la colaboración entre equipos y áreas.

Además, es un pilar fundamental en procesos de transformación digital, automatización y mejora continua.

¿Cómo beneficia la gestión de documentos a tu empresa?

Implementar una gestión documental eficiente aporta beneficios tangibles e intangibles a nivel organizacional:

• Ahorro de costos: reducción de espacio físico, papel, impresión y tiempo operativo.
• Mayor productividad: acceso rápido a la información y automatización de tareas repetitivas.
• Mejor toma de decisiones: información confiable, actualizada y disponible en tiempo real.
• Cumplimiento normativo: gestión adecuada de documentos legales, fiscales y regulatorios.
• Reducción de riesgos: menor exposición a pérdidas de información, fraudes o incumplimientos.

Ventajas de una gestión documental efectiva

Entre las principales ventajas de una gestión documental efectiva se destacan:

• Digitalización de procesos: transición hacia entornos sin papel (paperless).
• Escalabilidad: capacidad de adaptarse al crecimiento de la empresa.
• Seguridad de la información: protección frente a accesos no autorizados o ciberataques.
• Acceso remoto: disponibilidad de documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
• Sostenibilidad: reducción del impacto ambiental mediante el uso racional de recursos.

Una estrategia documental bien implementada se convierte en un activo estratégico que impulsa la eficiencia, la innovación y la competitividad empresarial.