La nómina electrónica es un documento digital obligatorio para empleadores en Colombia que permite reportar a la DIAN los pagos asociados a la relación laboral. Para entender correctamente el proceso es fundamental conocer en qué consiste la nómina electrónica, cuáles son las fechas para transmitirla, quiénes están obligados a implementarla y qué proveedores de nómina electrónica están autorizados para acompañar este proceso. En este artículo encontrarás una guía clara y actualizada sobre estos requisitos.
¿En qué consiste la nómina electrónica?
La nómina electrónica consiste en la generación y transmisión digital del comprobante de nómina y sus notas de ajuste a la DIAN. Este proceso reemplaza la entrega física de documentos y permite un control más preciso de pagos, deducciones y aportes. Este archivo debe cumplir con el formato técnico establecido por la DIAN y ser enviado mediante un proveedor tecnológico autorizado o con un software habilitado para este fin.
Colombia ha avanzado en materia de transformación digital, empresas se siguen sumergiendo en procesos más simples y eficaces gracias a las nuevas tecnologías, afrontando también los nuevos retos que surgen por las entidades reguladoras como lo es la iniciativa impulsada por la DIAN que, a través de sus metas de digitalización propuestas a nivel anual busca llevar a Colombia al camino de la automatización de procesos.
Después de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se sumará a esta transformación digital introduciendo la Facturación Electrónica en el país, y ahora con la implementación de la nómina electrónica regulado por la resolución 000013 de 11 de febrero de 2021, se ha evidenciado los buenos resultados que ha traído en materia fiscal.
Lo que impulsó a que miles de empresas cuenten con soluciones que permiten la digitalización de sus procesos, así mismo, herramientas como Kactus-HCM de Digital Ware ayudan a la conservación de los ecosistemas, mitigando el uso del papel gracias a la tecnología que logra llevar la facturación y nómina electrónica de manera digital a las entidades reguladoras y a los colaboradores.
Nómina electrónica impulsa a la conservación de los recursos naturales
Además, resoluciones como la 000013 han ayudado con el cuidado de los recursos naturales, pues se estima que solo la facturación electrónica ha representado para las empresas un ahorro del 80% en gastos generados por el uso de papel. Además, ayudándoles a la reducción de trámites y mejorando el control tributario del país.
Tal es el caso de Digital Ware, que ha avanzado con éxito en la implementación de la nómina electrónica de los tres grupos estipulados por la resolución 000013 que son: empresas de más de 251 empleados, entre 101 y 250 empleados y 11-100 empleados, por lo que, todas estas compañías ya están operando de manera exitosa.
¿Qué grupos siguen?
Ahora es el turno para los sujetos no obligados, es decir, entidades que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una relación laboral o legal, o que por el contrario tienen pensionados a cargo, que deseen soportar los costos y contar con deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, deberán realizar la generación y transmisión del documento soporte de nómina electrónica.
Última fecha para el reporte de nómina electrónica de los sujetos no obligados a reportar facturación electrónica.
Si hace parte del grupo de empresarios que no está obligado a expedir factura electrónica y desea realizar el proceso generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica de manera voluntaria, según lo establecido en la Resolución 000013. Esta implementación comenzó el 31 de marzo del 2022 y sigue vigente dentro de la facturación electrónica de nómina colombiana.
¿Por qué los sujetos no obligados deben implementar la nómina electrónica?
Si su entidad no hace parte de los contemplados en el artículo 4 de la resolución, pero requiere soportar gastos, la implementación del documento soporte podrá obtener beneficios cómo:
- Deducciones en la declaración de renta
- Reducción de costos operativos
- Optimización y agilidad en los procesos
- Podrá estar al día con la normativa vigente
En síntesis, la implementación de la nómina electrónica le acarreará beneficios tributarios para su empresa, agilizando procesos e impactando a su organización de manera positiva.
Entidades obligadas a implementar la nómina electrónica
De acuerdo con el artículo 4 de la resolución 000013 las empresas obligadas a implementar el documento soporte de la nómina electrónica son aquellos “contribuyentes del impuesto sobre la renta, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA”.
En conclusión, la implementación de la factura y nómina electrónicas en las empresas ya es un hecho, si desea implementar el documento soporte de la nómina electrónica y contar con los diferentes beneficios dados por la DIAN, todavía está a tiempo es por ello que Digital Ware con más de 30 años de experiencia coloca a su disposición la solución KACTUS HCM para que pueda hacer más eficientes sus procesos y lograr una transformación en su organización.
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Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
¿Qué es la nómina electrónica?
Es el documento digital que registra los valores pagados al trabajador y que se transmite mensualmente a la DIAN de forma obligatoria. Consiste en generar el comprobante de nómina en formato electrónico y enviarlo a la DIAN mediante un proveedor autorizado o software habilitado.