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¿Qué incluye una nómina?
La nómina es uno de los documentos más importantes en el día a día de cualquier empresa. Es allí donde queda registrado todo lo que la organización le paga a sus colaboradores, así como las deducciones que corresponden por ley o por acuerdos internos. En pocas palabras, la nómina muestra el salario base, las bonificaciones, las horas extras, las comisiones, los descuentos legales y cualquier otro detalle que tenga impacto en lo que finalmente recibe el trabajador.
Más allá de ser solo un registro administrativo, vale la pena resaltar que la nómina cumple un papel legal y fiscal clave. Sirve como respaldo ante entidades reguladoras y organismos de control, como el Ministerio de Trabajo o la DIAN aquí en Colombia. Tanto para el empleador como para el empleado, este documento es la prueba de que todo se está manejando conforme a la ley y facilita el seguimiento de pagos y aportes realizados.
Estructura de una nómina
Cuando hablamos de la estructura de una nómina, nos referimos a un conjunto de elementos básicos que no pueden faltar:
- Datos de la empresa y del empleado
- Periodo de liquidación
- Salario o sueldo base
- Conceptos devengados adicionales (primas, comisiones)
- Deducciones legales
- Aportes parafiscales
- Valor neto a pagar
- Aportes a la seguridad social, fondos de pensiones, salud y riesgos laborales
Por otro lado, dependiendo de la política interna de la empresa y el cargo, la nómina puede contemplar conceptos como viáticos, auxilio de transporte, bonificaciones no salariales y descuentos voluntarios. En Colombia, el auxilio de transporte es obligatorio para quienes ganan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), así que es clave detallar cada componente para evitar inconsistencias.
Leyes y normativas de la nómina
El proceso de elaboración y pago de la nómina está regulado por leyes laborales específicas en cada país. En el caso de Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo y las directrices del Ministerio de Trabajo son la base para definir salarios, prestaciones sociales, horas extras y deducciones legales. Además, existen normas sobre el pago puntual de la nómina, la obligatoriedad de ciertos aportes y los derechos de los trabajadores en materia de seguridad social. Cumplir con estas reglas no es opcional: es fundamental para evitar sanciones y garantizar la protección de los colaboradores.
En otros países de la región, como México, Perú o Argentina, hay entidades como la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) o la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) que cumplen funciones similares. Es importante tener en cuenta que las empresas deben estar al día con posibles reformas o cambios normativos, ya que esto puede cambiar la forma de calcular o reportar la nómina. Un buen ejemplo es la nómina electrónica en Colombia, regulada por la DIAN, que ha traído consigo un componente digital obligatorio para la trazabilidad y el control fiscal de estos procesos.
¿Cómo se calcula una nómina?
El cálculo de la nómina es un proceso que debe hacerse con mucho cuidado, porque de esto depende que cada empleado reciba lo justo y que la empresa cumpla con la ley. Todo empieza por identificar el salario base del trabajador, luego se suman conceptos adicionales como horas extras, recargos nocturnos o bonificaciones, y finalmente se aplican las deducciones legales y los aportes obligatorios.
Para que quede más claro, imagina este escenario: un empleado con un salario base de $2.000.000 COP, que trabajó 10 horas extras y recibió un bono de desempeño de $200.000 COP. El devengado total es la suma de todos estos conceptos. Después, se descuentan los aportes a salud (4%), pensión (4%) y la retención en la fuente, entre otros, y así se obtiene el valor neto a pagar.
Partes de una nómina
Dentro de la nómina encontramos varias partes que son fundamentales:
- Devengado: suma total que recibe el trabajador antes de cualquier descuento (salario básico, incentivos, auxilios, otras compensaciones)
- Deducciones: descuentos que se hacen por ley o por acuerdos internos (aportes a salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente, préstamos, anticipos)
- Pagos no recurrentes: liquidaciones, indemnizaciones, bonificaciones excepcionales
Estos conceptos deben estar bien diferenciados del salario ordinario y cumplir con los requisitos legales, para evitar problemas en caso de una auditoría o inspección laboral.
Deducciones legales y aportes obligatorios
| Concepto | Porcentaje aproximado | Asume el trabajador | Asume el empleador |
|---|---|---|---|
| Salud | 12.5% | 4% | 8.5% |
| Pensión | 16% | 4% | 12% |
| ARL | Variable | 0% | 100% |
| Cajas de compensación | 4% | 0% | 100% |
| SENA e ICBF | 3% | 0% | 100% |
Las deducciones legales y los aportes obligatorios pueden variar de un país a otro. En Colombia, por ejemplo, es obligatorio descontar a cada trabajador un porcentaje de su salario para la seguridad social (salud y pensión), así como para fondos parafiscales y cajas de compensación. Además, se deben hacer aportes a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y, en ciertos casos, a fondos de cesantías.
Según el Código Sustantivo del Trabajo, los porcentajes de deducción pueden variar, pero por lo general el empleador asume la mayor parte y el trabajador una fracción; por ejemplo, el 4% para salud y pensión sobre el salario base. Los aportes parafiscales, que benefician a entidades como el ICBF y el SENA, corren a cargo del empleador. No cumplir con estos aportes o cometer errores puede traer sanciones económicas y hasta procesos legales.
Tipos de nómina según el contrato y la frecuencia de pago
La nómina no es igual para todos: varía según el tipo de contrato laboral y la frecuencia con que se paga a los empleados. Estos factores afectan la forma como se calculan los conceptos y las deducciones.
Nómina mensual, quincenal y semanal
Dependiendo de la política de la empresa y la normativa vigente, la nómina puede pagarse:
- Mensualmente: todos los conceptos se calculan para un periodo de 30 días.
- Quincenalmente: el pago se divide en dos partes iguales dentro del mes, lo que puede requerir ajustes proporcionales en deducciones y bonificaciones.
- Semanalmente: común en sectores con alta rotación de personal o trabajos temporales, y requiere calcular frecuentemente horas extras y recargos.
Por ejemplo, en la construcción o la agricultura, la nómina semanal resulta útil para manejar pagos a trabajadores eventuales y tener un mayor control sobre la asistencia y el rendimiento. Mientras tanto, en empresas del sector financiero o tecnológico, lo más común es la nómina mensual, por la estabilidad y los beneficios asociados.
Nómina para empleados fijos, temporales y por prestación de servicios
El tipo de contrato también marca la diferencia en la nómina:
- Empleados fijos: salario base y prestaciones sociales completas.
- Trabajadores temporales: condiciones distintas según el tiempo y la naturaleza del contrato.
- Prestación de servicios: no reciben una nómina tradicional, sino que facturan honorarios y deben encargarse ellos mismos de sus aportes a seguridad social.
En Colombia, los empleados con contrato a término indefinido acceden a todas las prestaciones sociales: primas, cesantías, vacaciones y auxilio de transporte. Los temporales, según el tiempo de vinculación, pueden recibir estos beneficios de forma proporcional. Para los contratistas por prestación de servicios, la empresa debe verificar que cumplan con sus aportes a salud y pensión, porque no hay una relación laboral directa de acuerdo con la ley.
¿Quién es responsable de elaborar la nómina en una empresa?
La tarea de elaborar la nómina suele recaer en el área de talento humano o en el departamento de contabilidad. Son ellos quienes deben velar porque todo se liquide correctamente y conforme a la ley.
En empresas grandes, puede haber un equipo especializado que se encargue tanto de la elaboración como de la auditoría interna de estos procesos. Pero en compañías más pequeñas, muchas veces una sola persona asume esta responsabilidad, así que usar herramientas automatizadas es clave para reducir errores y garantizar la trazabilidad de la información.
Rol del área de talento humano o contabilidad
El área de talento humano generalmente recopila toda la información necesaria: asistencias, horas extras, licencias y novedades laborales. Contabilidad, por su parte, valida los cálculos, aplica las deducciones legales y asegura que los pagos queden bien registrados contablemente. Es fundamental que ambas áreas trabajen de la mano para evitar errores y cumplir con los plazos legales.
| Función | Recursos Humanos (RH) | Contabilidad |
|---|---|---|
| Registro de novedades | Reporta ausencias y horas extras | Usa la información para calcular |
| Contratos | Gestiona y actualiza | Verifica cumplimiento |
| Cálculo de salario | Calcula valores brutos | Aplica deducciones y retenciones |
| Seguridad social | Verifica afiliaciones | Liquida y paga aportes |
| Comprobantes y reportes | Entrega al empleado | Reporta a entidades oficiales |
| Pago | No aplica | Ejecuta el pago bancario |
Una buena comunicación entre estos equipos ayuda a prevenir inconsistencias y a responder rápido a las inquietudes de los empleados. Además, es clave mantener los registros actualizados y respaldados, ya que pueden ser solicitados por entidades como la UGPP aquí en Colombia o su equivalente en otros países.
Uso de software de nómina para mayor eficiencia
La llegada de soluciones tecnológicas, como los sistemas de software de nómina, ha revolucionado la forma en que las empresas manejan estos procesos. Plataformas como SEVEN ERP permiten automatizar cálculos, minimizar errores, centralizar la información y cumplir con la normativa vigente. El uso de este tipo de herramientas facilita la generación de reportes, la integración con otros sistemas y la gestión eficiente del talento humano, lo que al final se traduce en más productividad y transparencia en la organización.
Hoy en día, los sistemas modernos de nómina ofrecen desde la generación automática de comprobantes hasta la actualización automática ante cambios normativos, pasando por la integración con bancos para pagos masivos y la emisión de reportes detallados para auditoría. Incluso, permiten que los empleados autogestionen sus comprobantes de pago y certificados laborales a través de portales en línea. La adopción de soluciones como SEVEN ERP no solo agiliza la operación, sino que también refuerza la confianza de los colaboradores y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, sobre todo en contextos donde la regulación cambia constantemente.