En DIGITAL WARE la información es un activo fundamental para la prestación de sus servicios y la toma de decisiones eficientes, razón por la cual existe un compromiso expreso de protección de sus propiedades más significativas como parte de una estrategia orientada a la continuidad del negocio, la administración de riesgos y la consolidación de una cultura de seguridad.
Consciente de sus necesidades actuales, DIGITAL WARE implementa un modelo de gestión de seguridad de la información como la herramienta que permite identificar y minimizar los riesgos a los cuales se expone la información, ayuda a la reducción de costos operativos y financieros, establece una cultura de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requerimientos legales, contractuales, regulatorios y de negocio vigentes.
El proceso de análisis de riesgos de los activos de información es el soporte para el desarrollo de las Políticas de Seguridad de la Información y de los controles y objetivos de control seleccionados para obtener los niveles de protección esperados en DIGITAL WARE; este proceso será liderado de manera permanente por el Oficial de Seguridad de la Información.
Esta política será revisada con regularidad como parte del proceso de revisión gerencial, o cuando se identifiquen cambios en el negocio, su estructura, sus objetivos o alguna condición que afecten la política, para asegurar que sigue siendo adecuada y ajustada a los requerimientos identificados.
Supervisión de las políticas
La supervisión del cumplimiento de las “Políticas Generales sobre Tecnologías de Información”, queda a cargo del área de Tecnología; razón por la cual está facultada para verificar en cualquier momento el cumplimiento de estas políticas y de las normativas vigentes en materias de tecnologías de información y comunicación.
Violación a las políticas:
La infracción o incumplimiento de las políticas sobre tecnologías de información y comunicación, será notificado a área correspondiente a fin de que ésta proceda según corresponda. Durante el proceso de implementación se estará revisando el tema de cumplimiento y sanción con el área de Recursos Humanos. Este documento se estará revisando y/o actualizando por parte de Tecnología, con la finalidad de estarlo mejorando. Estas modificaciones serán aprobadas y comunicadas a través de la Dirección General.
DIGITAL WARE ha establecido las siguientes Políticas Generales de Seguridad de la Información, las cuales representan la visión de la Institución en cuanto a la protección de sus activos de Información:
Adicionalmente DIGITAL WARE cuenta con políticas específicas y un conjunto de estándares y procedimientos que soportan la política corporativa.
No es Permitido
Dentro de la estrategia de seguridad de la información DIGITAL WARE, está establecido un proceso disciplinario formal para los funcionarios que hayan cometido alguna violación de la Política de Seguridad de la Información las cuales se mencionan a continuación.
Todos los funcionarios de DIGITAL WARE y/o terceros deben aceptar los acuerdos de confidencialidad definidos por la Institución, los cuales reflejan los compromisos de protección y buen uso de la información de acuerdo con los criterios establecidos en ella.
Para el caso de contratistas, los respectivos contratos deben incluir una cláusula de confidencialidad, de igual manera cuando se permita el acceso a la información y/o a los recursos de DIGITAL WARE a personas o entidades externas.
Estos acuerdos deben aceptarse por cada uno de ellos como parte del proceso de contratación, razón por la cual dicha cláusula y/o acuerdo de confidencialidad hace parte integral de cada uno de los contratos.
Se hará un diagnóstico técnico que permita determinar la necesidad de remplazar, actualizar o dictaminar como inservibles los equipos.
La baja definitiva del equipo, se hará por las siguientes razones:
El área de tecnología notificará al área administrativa y financiera sobre los movimientos de baja de los equipos, para que se realicen los movimientos respectivos en cuanto a la cancelación de los resguardos y actualización del inventario.
Los equipos que han sido evaluados técnicamente y dictaminados para darse de baja, se deben registrar en el formato de:
F-DS-008 Acta De Baja De Activos Inservibles U Obsoletos
Los equipos o RAEES (Residuos de aparatos Eléctricos y electrónicos) que se dan de bajas se entregan a las entidades encargadas.
El internet es una herramienta de trabajo que permite navegar en muchos otros sitios relacionados o no con las actividades propias del negocio de DIGITAL WARE, por lo cual el uso adecuado de este recurso se debe controlar, verificar y monitorear, considerando, para todos los casos, los siguientes lineamientos:
El servicio de internet es un servicio prestado por la compañía, como una herramienta de trabajo para el desempeño de las labores inherentes a cada cargo, razón por la que el uso para fines diferentes al cumplimiento de dichas labores está totalmente prohibido.
No se debe utilizar este servicio para:
DIGITAL WARE debe realizar monitoreo permanente de tiempos de navegación y páginas visitadas por parte de los funcionarios y/o terceros. Así mismo, puede inspeccionar, registrar y evaluar las actividades realizadas durante la navegación, de acuerdo a la legislación nacional vigente.
Cada uno de los usuarios es responsable de dar un uso adecuado a este recurso y en ningún momento puede ser usado para realizar prácticas ilícitas o mal intencionadas que atenten contra terceros, la legislación vigente y los lineamientos de seguridad de la información, entre otros.
No es permitido
El uso adecuado de los recursos tecnológicos asignados por DIGITAL WARE a sus funcionarios y/o terceros se reglamenta bajo los siguientes lineamientos:
Todas las áreas destinadas al procesamiento o almacenamiento de información sensible, así como aquellas en las que se encuentren los equipos y demás infraestructura de soporte a los sistemas de información y comunicaciones, se consideran áreas de acceso restringido. En consecuencia, deben contar con medidas de control de acceso físico en el perímetro tales que puedan ser
Auditadas, así como con procedimientos de seguridad operacionales que permitan proteger la información, el software y el hardware de daños intencionales o accidentales.
De igual forma, los centros de cómputo, cableado y cuartos técnicos de las oficinas deben contar con mecanismos que permitan garantizar que se cumplen los requerimientos ambientales (temperatura, humedad, etc.), especificados por los fabricantes de los equipos que albergan y que pueden responder de manera adecuada ante incidentes como incendios e inundaciones.
En las instalaciones del centro de datos o de los centros de cableado, No está permitido:
Los equipos que hacen parte de la infraestructura tecnológica de DIGITAL WARE tales como, servidores, equipos de comunicaciones y seguridad electrónica, centros de cableado, UPS, subestaciones eléctricas, aires acondicionados, plantas telefónicas, así como estaciones de trabajo y dispositivos de almacenamiento que contengan y/o brinden servicios de soporte a la información crítica de las dependencias, deben ser ubicados y protegidos adecuadamente para prevenir la pérdida, daño, robo o acceso no autorizado de los mismos. De igual manera, se debe adoptar los controles necesarios para mantener los equipos alejados de sitios que puedan tener riesgo de amenazas potenciales como fuego, explosivos, agua, polvo, vibración, interferencia electromagnética y vandalismo, entre otros.
DIGITAL WARE mediante mecanismos adecuados monitoreará las condiciones ambientales de las zonas donde se encuentren los equipos (Centros de Cómputo).
Toda tarea en la cual los funcionarios tengan acceso a la infraestructura tecnológica y a los sistemas de información, debe contar con una definición clara de los roles y responsabilidades, así como del nivel de acceso y los privilegios correspondientes, con el fin de reducir y evitar el uso no autorizado o modificación sobre los activos de información de la organización.
En concordancia:
DIGITAL WARE debe asegurar que la información con cierto nivel de clasificación, definidas por las dependencias responsables de la misma, contenida en la plataforma tecnológica de la Institución, como servidores, dispositivos de red para almacenamiento de información, estaciones de trabajo, archivos de configuración de dispositivos de red y seguridad, entre otros, sea periódicamente resguardada mediante mecanismos y controles adecuados que garanticen su identificación, protección, integridad y disponibilidad. Adicionalmente, se deberá establecer un plan de restauración de copias de seguridad que serán probados a intervalos regulares con el fin de asegurar que son confiables en caso de emergencia y retenidas por un periodo de tiempo determinado.
Tecnología establecerá procedimientos explícitos de resguardo y recuperación de la información que incluyan especificaciones acerca del traslado, frecuencia, identificación y definirá conjuntamente con las dependencias los períodos de retención de la misma. Adicionalmente, debe disponer de los recursos necesarios para permitir la identificación relacionada de los medios de almacenamiento, la información contenida en ellos y la ubicación física de los mismos para permitir un rápido y eficiente acceso a los medios que contienen la información resguardada.
Los medios magnéticos que contienen la información crítica deben ser almacenados en otra ubicación diferente a las instalaciones donde se encuentra dispuesta. El sitio externo donde se resguardan dichas copias, debe tener los controles de seguridad adecuados, cumplir con máximas medidas de protección y seguridad física apropiados.
El uso de medios de almacenamiento removibles (ejemplo: CDs, DVDs, USBs, memorias flash, discos duros externos, Ipods, celulares, cintas) sobre la infraestructura para el procesamiento de la información de DIGITAL WARE, estará autorizado para aquellos funcionarios cuyo perfil del cargo y funciones lo requiera.
La Dirección de Tecnología es responsable de implementar los controles necesarios para asegurar que en los sistemas de información de DIGITAL WARE sólo los funcionarios autorizados pueden hacer uso de los medios de almacenamiento removibles.
Así mismo, el funcionario se compromete a asegurar física y lógicamente el dispositivo a fin de no poner en riesgo la información de DIGITAL WARE que éste contiene.
DIGITAL WARE firmará acuerdos de confidencialidad con los funcionarios, clientes y terceros que por diferentes razones requieran conocer o intercambiar información restringida o confidencial de la Institución. En estos acuerdos quedarán especificadas las responsabilidades para el intercambio de la información para cada una de las partes y se deberán firmar antes de permitir el acceso o uso de dicha información.
Todo funcionario de DIGITAL WARE es responsable por proteger la confidencialidad e integridad de la información y debe tener especial cuidado en el uso de los diferentes medios para el intercambio de información que puedan generar una divulgación o modificación no autorizada.
Los propietarios de la información que se requiere intercambiar son responsables de definir los niveles y perfiles de autorización para acceso, modificación y eliminación de la misma y los custodios de esta información son responsables de implementar los controles que garanticen el cumplimiento de los criterios de confidencialidad, integridad, disponibilidad y requeridos. Está en el contrato
El acceso a plataformas, aplicaciones, servicios y en general cualquier recurso de información de DIGITAL WARE debe ser asignado de acuerdo a la identificación previa de requerimientos de seguridad y del negocio que se definan por las diferentes dependencias de la Institución, así como normas legales o leyes aplicables a la protección de acceso a la información presente en los sistemas de información.
Los responsables de la administración de la infraestructura tecnológica de DIGITAL WARE asignan los accesos a plataformas, usuarios y segmentos de red de acuerdo a procesos formales de autorización los cuales deben ser revisados de manera periódica por la Oficina de Control Interno de DIGITAL WARE.
La autorización para el acceso a los sistemas de información debe ser definida y aprobada por la dependencia propietaria de la información, o quien ésta defina, y se debe otorgar de acuerdo con el nivel de clasificación de la información identificada, según la cual se deben determinar los controles y privilegios de acceso que se pueden otorgar a los funcionarios y terceros e implementada por la Dirección de Tecnología.
Cualquier usuario interno o externo que requiera acceso remoto a la red y a la infraestructura de procesamiento de información de DIGITAL WARE, sea por Internet, acceso telefónico o por otro medio, siempre debe estar autenticado y sus conexiones deberán utilizar cifrado de datos.
Contraseñas Seguras.
Según la política de seguridad informática se debe cumplir los requisitos de complejidad de las contraseñas para minimizar el riesgo de pérdida de datos y accesos no autorizados, para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:
Las contraseñas no deben Compartirse ni dejarse escritas donde alguien más pueda verlas.
Evitar la mala práctica de compartir los datos de acceso, pues toda actividad realizada con su clave es responsabilidad del titular.
Es un compromiso de todos los funcionarios de Digital Ware conocer las políticas de seguridad informática por lo tanto es su deber cumplirlas y respetarlas para el desarrollo de cualquier actividad.
Todos los recursos de información críticos del DIGITAL WARE tienen asignados los privilegios de acceso de usuarios con base en los roles y perfiles que cada funcionario requiera para el desarrollo de sus funciones, definidos y aprobados.
La plataforma tecnológica de DIGITAL WARE que soporta los sistemas de Información debe estar separada en segmentos de red físicos y lógicos e independientes de los segmentos de red de usuarios, de conexiones con redes con terceros y del servicio de acceso a Internet. La división de estos segmentos debe ser realizada por medio de dispositivos perimetrales e internos de enrutamiento y de seguridad si así se requiere. El área encargada de establecer el perímetro de seguridad necesario para proteger dichos segmentos, de acuerdo con el nivel de criticidad del flujo de la información transmitida.
DIGITAL WARE establece mecanismos de identificación automática de equipos en la red, como medio de autenticación de conexiones, desde segmentos de red específicos hacia las plataformas donde operan los sistemas de información de la Organización.
Es responsabilidad de los administradores de recursos tecnológicos garantizar que los puertos físicos y lógicos de diagnóstico y configuración de plataformas que soporten sistemas de información deban estar siempre restringidos y monitoreados con el fin de prevenir accesos no autorizados.
Se encriptan y se protegen los activos de información contenida en portátiles asignados a funcionarios fortaleciendo la confidencialidad, evitando que la información quede expuesta en caso de algún robo o pérdida.
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