10 mejores prácticas para un archivo eficiente en la gestión documental de tu entidad

La gestión documental es clave para cualquier entidad que busca optimizar sus operaciones, garantizar la transparencia y cumplir con normativas legales gracias a que no solo organiza la información, sino que también asegura su preservación, acceso rápido y protección. Así lo demuestra este artículo una vez implementadas estas 10 mejores prácticas que aseguran una solución integral de gestión documental para tu entidad.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental se refiere al conjunto de procesos, técnicas y herramientas que permiten la creación, organización, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos dentro de una entidad. 

Su objetivo principal es garantizar que la información, ya sea en formato físico o digital, se maneje correctamente y de forma segura a lo largo de su ciclo de vida, lo que va desde la recepción y clasificación de documentos hasta su archivo y eventual eliminación, asegurando que se cumplan las normativas legales y de calidad. 

La gestión documental también abarca la implementación de políticas y procedimientos que regulen el manejo de la información, facilitando el acceso y la consulta por parte de los usuarios autorizados. 

Con el auge de la digitalización, la gestión documental ha evolucionado hacia sistemas electrónicos que permiten un acceso más rápido y seguro a la información. 

Importancia de tener un archivo eficiente en la gestión documental

Un archivo bien organizado garantiza que los documentos se encuentren fácilmente disponibles cuando se necesiten, lo que reduce el tiempo perdido en la búsqueda de información y minimiza el riesgo de errores. 

También contribuye a la seguridad de la información, ya que permite establecer controles de acceso y asegurar que solo personal autorizado tenga la posibilidad de manipular documentos sensibles. 

Es esencial para el cumplimiento de normativas legales y regulaciones en cuanto a la conservación y tratamiento de documentos. En un contexto empresarial cada vez más digitalizado, la eficiencia favorece el ahorro de costos y promueve la sostenibilidad al reducir el uso de papel. 

10 mejores prácticas para un archivo eficiente en la gestión documental de tu entidad

Optimizar la gestión documental en una entidad no es un proceso que ocurra de la noche a la mañana, pero siguiendo estas 10 mejores prácticas se pueden obtener resultados significativos en términos de organización, accesibilidad y seguridad de los documentos. 

1. Establecer una política de gestión documental

Esta política proporciona un marco de referencia claro para la organización, almacenamiento y acceso a los documentos para que se manejen de manera coherente y segura. 

Una política bien definida debe incluir directrices sobre la clasificación, almacenamiento, conservación y eliminación de documentos, así como los procedimientos para su digitalización. 

Implementar esta política también garantiza la conformidad con las regulaciones legales, como las normativas de protección de datos o de conservación obligatoria de ciertos documentos. 

Incluir pautas para el acceso controlado a la información y el uso de tecnologías de seguridad, como sistemas de gestión documental (DMS), facilita la automatización de tareas repetitivas y protege la información sensible. 

Pasos para implementarlo:

• Designar un equipo o responsable de la gestión documental.
• Desarrollar y documentar políticas que describan los procedimientos y estándares para el manejo de documentos.
• Asegurar que todos los empleados reciban formación sobre la política.

2. Clasificación y organización adecuada de documentos

Un sistema de clasificación claro permite acceder a la información de manera rápida y sencilla, evitando la pérdida de tiempo y la confusión. Para lograrlo, es esencial establecer criterios de clasificación coherentes que puedan aplicarse de manera uniforme en toda la organización. 

Estos criterios pueden basarse en categorías como tipo de documento (contratos, facturas, informes), fechas, áreas de trabajo o proyectos.

Una vez definidos los criterios de clasificación, es importante utilizar herramientas que ayuden a mantener el orden, como carpetas físicas etiquetadas o DMS que permitan ordenar los archivos de manera lógica y accesible. 

La organización debe ser revisada periódicamente para asegurar que los documentos estén en su lugar y no haya duplicados innecesarios o información obsoleta, así como establecer un calendario de conservación y eliminación de documentos, según su relevancia y normativas legales. 

Pasos para implementarlo:

• Crear un sistema de clasificación estándar basado en el tipo de documento, fecha, o importancia.
• Etiquetar documentos de manera uniforme y coherente.
• Utilizar índices o sistemas de referencia cruzada para mejorar la accesibilidad.

3. Implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico (SGD)

Con un SGD se almacenan, organizan, y gestionan grandes volúmenes de documentos de manera digital, lo que agiliza los procesos de búsqueda y recuperación de información. Además, al reducir la necesidad de archivos físicos, un sistema digital contribuye a mejorar el uso del espacio y facilita el acceso remoto a los documentos, mejorando la colaboración entre equipos y la eficiencia general.

Para ello es necesario realizar un análisis de las necesidades de la entidad para identificar los tipos de documentos que se gestionan y los flujos de trabajo relacionados. 

Luego, se debe seleccionar una plataforma que ofrezca funcionalidades alineadas con esas necesidades, como la capacidad de añadir metadatos, herramientas de búsqueda avanzadas, y controles de acceso para proteger la información sensible.

Otro aspecto importante es garantizar la capacitación del personal en el uso del sistema, de modo que todos los empleados estén familiarizados con las funciones básicas del SGD. 

Pasos para implementarlo:

• Seleccionar un sistema de gestión documental que cumpla con las necesidades específicas de tu entidad.
• Migrar los documentos físicos a formato digital para reducir la dependencia del papel.
• Asegurarse de que el sistema cumpla con las normativas locales de seguridad y protección de datos.

4. Control de acceso y seguridad de la información

El control de acceso y la seguridad de la información requiere establecer medidas adecuadas de seguridad para que solo el personal autorizado pueda acceder a documentos sensibles, protegiendo la confidencialidad de la información y minimizando riesgos de fuga o manipulación indebida. 

Un sistema de control de acceso eficiente hace posible el asignar permisos basados en roles para que cada empleado solo tenga acceso a los documentos necesarios para cumplir con sus funciones.

Para implementar este control, es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Definir roles y permisos: Establecer una jerarquía clara dentro de la entidad, identificando qué departamentos o individuos necesitan acceso a qué documentos. Cada rol debe tener permisos específicos, limitando el acceso a datos innecesarios para evitar el mal uso.
• Usar autenticación multifactor: Incorporar métodos de autenticación avanzados, como contraseñas seguras y autenticación multifactor (MFA), para acceder a los sistemas de gestión documental. Esto añade una capa adicional de seguridad al proceso.
• Monitorizar el acceso: Implementar herramientas que registren y monitoreen las actividades de los usuarios, lo que permite auditar quién accedió a qué documentos y cuándo. Esto ayuda a detectar posibles violaciones de seguridad.

Finalmente, actualizar continuamente las políticas de seguridad y capacitar al personal en buenas prácticas es clave para mantener un control efectivo de acceso.

5. Digitalización de documentos

La digitalización de documentos consiste en convertir los documentos físicos en archivos digitales, lo que facilita su acceso, almacenamiento, y preservación a largo plazo. Este proceso reduce la cantidad de papel utilizado y optimiza el espacio físico, mejorando la velocidad de consulta de la información.

Para implementar una digitalización eficiente, es recomendable seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el equipo adecuado: Invertir en escáneres de alta calidad que puedan manejar diferentes tipos y volúmenes de documentos, asegurando una digitalización rápida y precisa.
• Establecer prioridades: No es necesario digitalizar todos los documentos de una sola vez. Es útil priorizar aquellos de uso frecuente o con importancia legal, financiera o administrativa.
• Organizar archivos digitales: Una vez digitalizados, los documentos deben ser etiquetados y almacenados en una estructura clara dentro de un sistema de gestión documental (SGD). Esto facilitará la búsqueda y recuperación de los archivos cuando sea necesario.
• Asegurar el respaldo y la seguridad: Los documentos digitalizados deben ser almacenados en servidores seguros o en la nube, con copias de respaldo regulares para evitar la pérdida de información.

La digitalización transforma los procesos internos de gestión documental, reduciendo el tiempo de acceso a la información y aumentando la eficiencia operativa.

6. Establecer procedimientos claros de archivo y destrucción de documentos

Establecer procedimientos claros de archivo y destrucción de documentos garantiza que los documentos se manejen de manera organizada, segura y conforme a las normativas legales vigentes. Para implementarlo es recomendable seguir estos pasos:

• Definir plazos de retención: Cada tipo de documento debe tener un plazo de retención definido de acuerdo con su valor legal, fiscal, o administrativo. Es crucial cumplir con los plazos establecidos por la ley o la regulación interna de la entidad.
• Clasificar los documentos: Antes de archivarlos o destruirlos, los documentos deben ser clasificados por su naturaleza, importancia y fecha. Esto facilita su identificación y asegura que solo se destruyan aquellos que han cumplido su ciclo de vida útil.
• Establecer métodos de destrucción: Los documentos confidenciales deben destruirse de manera segura mediante técnicas como la trituración o incineración, especialmente aquellos que contengan datos personales o información sensible.
• Documentar el proceso: Mantener un registro detallado del archivo y destrucción de documentos es clave para auditorías y para demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales y organizacionales.
• Involucrar al personal adecuado: Designar a un equipo responsable del proceso asegura que se sigan los protocolos establecidos y que la información se maneje de manera adecuada.

Establecer estos procedimientos mejora la eficiencia del archivo y reduce el riesgo de pérdida de información.

7. Capacitación continua del personal

La capacitación continua del personal es una de las mejores prácticas para garantizar un archivo eficiente en la gestión documental. El personal encargado de manejar y gestionar los documentos debe estar constantemente actualizado sobre nuevas normativas, herramientas tecnológicas y mejores prácticas de archivo. Para implementar:

• Realizar un diagnóstico inicial: Identificar las necesidades de formación en el equipo, determinando cuáles son las áreas en las que se requiere mayor refuerzo, como el uso de herramientas electrónicas, normativa legal o procedimientos de seguridad documental.
• Desarrollar un plan de capacitación: Crear un programa formativo que incluya sesiones regulares sobre temas clave como clasificación de documentos, uso de sistemas de gestión documental electrónica (SGD), y técnicas de digitalización y destrucción segura de documentos.
• Incorporar entrenamientos prácticos: Además de la formación teórica, es esencial incluir simulaciones y casos prácticos que permitan a los empleados aplicar los conocimientos adquiridos directamente en sus tareas diarias.
• Monitorear y evaluar el aprendizaje: Realizar evaluaciones periódicas para medir el progreso del personal y ajustar las capacitaciones según sea necesario.
• Fomentar una cultura de mejora continua: La actualización constante debe formar parte de la cultura organizacional, promoviendo el aprendizaje continuo y la adopción de nuevas tecnologías.

Con personal capacitado, la entidad asegurará una gestión documental más ágil, precisa y conforme a las mejores prácticas internacionales.

8. Monitoreo y auditoría regular

El monitoreo y la auditoría regular permiten identificar fallos, optimizar procesos y garantizar el cumplimiento de normativas vigentes, lo que ayuda a verificar que todos los documentos están debidamente clasificados, almacenados y protegidos, mientras que las auditorías permiten revisar la integridad y consistencia de los procedimientos implementados.

Para realizar un monitoreo eficaz:

• Definir indicadores de rendimiento (KPI): Establecer métricas clave para evaluar la eficiencia del sistema de gestión documental, como la rapidez en la recuperación de documentos o el porcentaje de documentos digitalizados.
• Auditorías periódicas: Programar revisiones regulares, internas o externas, para evaluar el cumplimiento de las políticas de archivo y la integridad de los procedimientos de seguridad y acceso.
• Generar reportes de control: Documentar los resultados de las auditorías y monitoreos en informes detallados, identificando áreas de mejora y acciones correctivas a tomar.
• Corrección y mejora continua: Implementar rápidamente los cambios recomendados y ajustar los procesos según los resultados de las auditorías, asegurando que los errores no se repitan y que el sistema evolucione hacia una mayor eficiencia.

Con un monitoreo constante y auditorías regulares, la entidad podrá mantener la integridad, seguridad y eficiencia de su archivo documental, garantizando el cumplimiento normativo y la optimización de los procesos.

9. Automatización de flujos de trabajo documentales

La automatización de flujos de trabajo documentales es una estrategia que reduce errores y tiempos de procesamiento. Se pueden definir flujos de trabajo claros para la creación, revisión, aprobación y archivo de documentos, garantizando que cada paso sea seguido de manera consistente y oportuna.

Para llevar a cabo esta automatización de manera efectiva, se deben seguir estos pasos:

• Evaluar los procesos actuales: Identificar los flujos de trabajo documentales existentes para entender cómo se gestionan y dónde se pueden hacer mejoras.
• Seleccionar herramientas adecuadas: Elegir software de gestión documental que permita la automatización, como sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) o plataformas específicas para la automatización de procesos.
• Definir roles y responsabilidades: Asignar claramente quién es responsable de cada etapa del flujo de trabajo para evitar confusiones y asegurar la rendición de cuentas.
• Capacitación del personal: Brindar formación a los empleados sobre cómo utilizar las herramientas automatizadas y entender los nuevos flujos de trabajo establecidos.
• Monitorear y ajustar: Realizar un seguimiento de la eficacia de los flujos de trabajo automatizados y realizar ajustes según sea necesario para mejorar continuamente la eficiencia.

Al aplicar la automatización en los flujos de trabajo documentales, las entidades pueden lograr una mejor gestión, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos, además de una mayor satisfacción de los usuarios y empleados.

10. Respaldo y recuperación de documentos

El respaldo y recuperación de documentos garantiza la seguridad y disponibilidad de la información crítica ante eventos inesperados, como fallas técnicas, desastres naturales o ataques cibernéticos. 

Para implementar un sistema efectivo de respaldo, es fundamental: 

• Establecer una frecuencia de respaldo adecuada, asegurando que los datos se respalden de manera regular y que se incluyan todas las actualizaciones. 
• Utilizar métodos de respaldo en la nube y en dispositivos físicos para tener una solución híbrida que aumenta la seguridad de la información. 
• Documentar los procedimientos de recuperación, incluyendo las responsabilidades del personal en caso de que se necesite restaurar información. Esto facilita una respuesta rápida y eficiente durante situaciones de crisis. 
• Realizar pruebas periódicas de recuperación para garantizar que los procedimientos sean efectivos y que los datos puedan ser restaurados sin pérdida de información. 
• Educar al personal sobre la importancia del respaldo y los procedimientos asociados para crear una cultura organizacional que valore la seguridad de la información. 

Con estas prácticas, las entidades pueden minimizar el riesgo de pérdida de documentos y asegurar la continuidad operativa.